Các doanh nghiệp khi sử dụng phòng đào tạo, hội nghị để tổ chức sự kiện luôn quan tâm đến quy trình setup để phù hợp với không gian, chủ đề mà mình mong muốn. Vậy quy trình setup triển khai như thế nào? hãy cùng VPlace tìm hiểu thông tin dưới đây nhé.
Tầm quan trọng của quy trình setup phòng đào tạo, hội nghị
Như chúng ta đã thấy, có rất nhiều chương trình đào tạo, hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp đều được tổ chức ở nơi có thiết kế sân khấu đẹp lộng lẫy, bàn ghế ngay ngắn, không gian sang trọng, chủ đề phù hợp, cách bày trí hài hòa, màu sắc hợp gu của thương hiệu.
Hơn nữa, điều quan trọng để chương trình hội thảo, hội nghị, đào tạo thành công không chỉ đến từ sự ngẫu nhiên mà còn phụ thuộc rất nhiều vào quy trình setup chặt chẽ, nghiêm ngặt mà ban tổ chức hoặc bên cung cấp dịch vụ sắp xếp từ trước. Mỗi cuộc họp, đào tạo, hội nghị đều có nội dung hoặc chủ đề khác nhau để người chuẩn bị liên hệ với đơn vị tổ chức lên chương trình phù hợp nhất.
Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về quy trình setup thì có thể gặp phải những sự cố phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện. Các đơn vị sẽ không kịp trở tay, tốn tiền bạc, thời gian, danh dự và công sức của những người đã đứng lên tổ chức.
Các bước triển khai quy trình setup phòng đào tạo, hội nghị
Để hội nghị, hội thảo của các doanh nghiệp thành công tốt đẹp như mong đợi, chắc chắn bạn phải lên kế hoạch thật cụ thể và bài bản về sự kiện đó và tuân thủ theo các quy trình sau:
- Xác định mục đích tổ chức sự kiện
- Thời gian tổ chức khi nào
- Số lượng người tham dự bao nhiêu
- Địa điểm tổ chức thuộc khu vực nào
- Kịch bản cho sự kiện
- Phân công nhân sự triển khai
- Gửi thư mời khách tham dự
- Setup bàn ghế, trang trí, trang thiết bị tại nơi tổ chức sự kiện
- Kết thúc chương trình
Những điều cần lưu ý khi thực hiện quy trình setup phòng đào tạo, hội nghị
- Trước khi tổ chức sự kiện hội nghị cần tổ chức đến yếu tố khảo sát thực tế địa điểm mà bạn đang có ý định lựa chọn. Địa điểm thuận lợi sẽ giúp người tham dự hứng khởi hơn, di chuyển dễ dàng hơn và thuận tiện sử dụng dịch vụ công cộng hơn. Đây là những yếu tố quyết định tạo nên sự thành bại của sự kiện.
- Vấn đề setup bàn ghế, không gian tổ chức cho phòng đào tạo không được coi nhẹ, bởi đây là cách giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn và tạo ấn tượng tốt đối với khách mời, nâng cao hiệu quả trong cách truyền đạt thông tin đối với thành viên tham dự.
- Có phương án dự phòng cho sự cố có thể xảy ra: đây là yếu tố rất quan trọng và cần lưu tâm nhất. Những sự kiện đào tạo, hội thảo quy mô lớn, có số lượng người tham dự đông càng phải chú ý nhiều hơn để đảm bảo an toàn cho người tham dự và quá trình tổ chức sự kiện diễn ra thông suốt nhất.
Tóm lại, bằng những thông tin chi tiết và khách quan mà Nội thất Hòa Phát gửi đến độc giả trong bài viết trên, hy vọng rằng bạn đã hiểu và có thể xây dựng tốt một chương trình hội nghị. Đồng thời, khi thiết kế phòng hội nghị sẽ cần đến bàn ghế, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để thuê hoặc mua những sản phẩm chất lượng hiện nay.
Lời kết: với những thông tin chi tiết khách quan mà hội trường VPlace tổng hợp như trên, hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp có thể setup không gian phòng đào tạo, sự kiện một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ trọn gói để mang đến những sự kiện thành công hơn mong đợi.
📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói
🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
📞 Hotline trực 24/24: 0981.808.029 – 035.381.3388 – 0986.301.063
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn/
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/
