Địa điểm đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động sự kiện của doanh nghiệp, đó là yếu tố tạo ấn tượng đối với khách mời và thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp. Vì vậy việc tìm kiếm các địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, chuyên nghiệp và đáp ứng mọi hoạt động trong công tác tổ chức được trơn tru là điều rất cần thiết. Vậy cách phân loại các địa điểm tổ chức sự kiện này như thế nào? và cần lưu ý điều gì? hãy cùng VPlace đi tìm hiểu nhé.
Phân loại các địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi được doanh nghiệp, cá nhân lựa chọn để tiến hành tổ chức hoạt động trong sự kiện. Đi liền với khái niệm tổ chức sự kiện là không gian tổ chức, cơ sở vật chất, trang thiết bị hỗ trợ cho nơi diễn ra sự kiện đó. Theo đó sẽ có các cách phân loại địa điểm mà bạn cần chú ý dưới đây.
Phân loại các địa điểm tổ chức sự kiện theo không gian
Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện để chia thành 3 loại như sau:
- Không gian ngoài trời: là những địa điểm tổ chức ở sân vận động, nhà hát lộ thiên, quảng trường, khuôn viên trường học, bãi đất rộng, cơ quan, bãi biển và khu vực biểu diễn công cộng.
Ưu điểm của địa điểm này là không bị giới hạn bó hẹp không gian, thuận tiện cho các hoạt động vui chơi, giải trí, kết nối, biểu diễn quy mô lớn mà các phòng hội trường không đáp ứng được. Không gian thoải mái cũng là tiền đề để phát triển các ý tưởng mới, độc đáo cho sự kiện.
Tuy nhiên mặt hạn chế của không gian ngoài trời là chỉ phù hợp với một số loại hình sự kiện riêng biệt, dễ phát sinh các tình huống, sự cố xảy ra như: yếu tố thời tiết, bất tiện lối đi lại, khu vệ sinh, vấn đề an ninh và thủ tục xin cấp phép…
- Không gian tổ chức sự kiện trong hội trường: đó là nơi tổ chức sự kiện trong một không gian giới hạn khác nhau, có thể là phòng chuyên dụng cho hội thảo, hội họp, hội nghị… được tổ chức tại trung tâm tòa nhà văn phòng, khu hội chợ, nhà hát, khách sạn, nhà hàng hoặc nhà văn hóa, phòng họp của trường, lớp.
Ưu điểm của địa điểm này là có sự chuẩn bị trước về kế hoạch, nội dung và địa điểm một cách rõ ràng và chính xác, nên khi triển khai sự kiện thường ít gặp các sự cố xảy ra. Lợi dụng được dịch vụ mà bên cung cấp cho thuê không gian như: hệ thống âm thanh, trang thiết bị và các dịch vụ tiện ích khác nếu cần. Các vấn đề về an ninh, an toàn cho các phương tiện của người tham gia cũng chặt chẽ hơn so với không gian ngoài trời.
Tuy nhiên nhược điểm lại bị bó hẹp về không gian và quy mô, do đó khi tổ chức sự kiện trong nhà phải có list người tham gia cụ thể để thuê hoặc bố trí phòng họp phù hợp nhất.
- Không gian tổ chức sự kiện hỗn hợp: đó là nơi diễn ra sự kiện được kết hợp cả ngoài trời và trong nhà. Ví dụ như sự kiện tết thiếu nhi ⅙ cho các bé tổ chức ở Bảo tàng Dân tộc học, sẽ kết hợp được các hoạt động diễn ra bên ngoài khuôn viên bảo tàng, vừa kết hợp được hoạt động diễn ra bên trong nhà. Tuy nhiên hoạt động này thường ít diễn ra bởi địa điểm khó tìm và đòi hỏi phải có quy mô lớn.
Phân loại các địa điểm tổ chức sự kiện theo căn cứ cơ sở vật chất kỹ thuật
Phân loại theo căn cứ cơ sở vật chất được chia thành 2 loại như sau:
- Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: đây là những đơn vị xây dựng địa điểm với mục đích kinh doanh dịch vụ lâu dài, có sự đầu tư bài bản như: khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội thảo, hội nghị, trung tâm cho thuê hội trường, nhà hàng lớn.
Ưu điểm của địa điểm này là cơ sở vật chất hiện đại, trang thiết bị đồng bộ, các dịch vụ tiện ích đi kèm luôn đầy đủ, phục vụ đa đối tượng và có các phòng chuyên dụng phù hợp với mọi loại hình sự kiện.
- Địa điểm tổ chức sự kiện bị động: địa điểm này đa phần là phục vụ cho hoạt động công cộng, cộng đồng lớn như: sân vận động, quảng trường, đường phố, vườn cây, khuôn viên trường học, bãi biển…
Tuy nhiên nếu lựa chọn hình thức này bạn phải lên kế hoạch, sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng và chu đáo đối với các yếu tố như: vấn đề an ninh, an toàn, khu vực vệ sinh, lối đi, nguồn điện.
Lời kết: dù theo hình thức phân loại thế nào đi chăng nữa thì các địa điểm tổ chức sự kiện phải luôn đảm bảo được yếu tố chủ chốt là an toàn và thuận tiện. Hy vọng những thông tin mà VPlace cung cấp sẽ giúp bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất.
📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
📞 Hotline trực 24/24: 0981.808.029 – 035.381.3388 – 0986.301.063
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn/
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/
