Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời để tổ chức, giúp những người tham gia trở nên rất hào hứng. Đối với những sự kiện như này, nói chung đều có sự khác biệt nhất định so với những kiểu sự kiện khác.
Bắt đầu kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời như nào?
Có rất nhiều điều bạn phải xem xét trước khi lập kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời, dưới đây là những lời khuyên của Vplace về cách lên kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời thành công.
Không gian địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Yếu tố quan trọng nhất đối với bất kỳ sự kiện nào là tìm được một không gian thích hợp, đặc biệt là đối với các sự kiện ngoài trời. Đầu tiên, không gian sự kiện có sức chứa bao nhiêu người? Bạn dự định mời 100 khách hay nhiều hơn? Tự đưa ra những câu hỏi như thế này, sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm phù hợp về số lượng, không gian mà bạn cần.
Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có thu hút không?
Tự đưa ra câu hỏi “Nếu địa điểm khó tìm hay ở các khu vực hẻo lánh, họ có đến dự hay không? ngược lại nếu tổ chức ở trung tâm thành phố thì sẽ thế nào?”. Lý tưởng nhất là bạn nên tìm một địa điểm có không gian ngoài trời có bãi đậu xe lớn hoặc có các tuyến giao thông gần các khu vực trung tâm.
Dịch vụ ăn uống tại địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Đảm bảo đồ ăn và nước uống đầy đủ cho tất cả những người tham dự của bạn khi tham gia. Dịch vụ ăn uống ngoài trời mang đến một diện mạo hoàn toàn mới trong mắt những người tham gia sự kiện, đây là không gian phù hợp để tổ chức tiệc nướng ngoài trời, thịt lợn quay hoặc cũng có thể tổ chức phong cách ăn uống truyền thống như ăn tiệc cưới bình thường. Một điều quan trọng bạn phải rất chú ý, đó là bạn phải đảm bảo tất cả các khu vực phục vụ đồ uống hoặc thực phẩm ăn uống được giữ sạch sẽ và vệ sinh.
Những lưu ý và không gian ngồi của người tham gia
Khu vực chỗ ngồi cũng là một yếu tố quan trọng trong trải nghiệm của những người tham dự. Điều quan trọng là bạn phải tạo được không gian, để khách hàng cảm thấy thư giãn. Luôn có phương án về các cách sắp xếp chỗ ngồi phù hợp với nhu cầu tổ chức, kết hợp một số loại ghế đặc biệt như sofa, ghế gỗ và túi đậu, sẽ mang đến cho mọi người trải nghiệm và cảm hứng tham gia hơn.
Thời tiết tại địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Thời tiết là yếu tố khách quan khá khó dự đoán, tuy nhiên bạn có thể xây dựng phương án dự phòng hoặc xem qua các dự báo thời tiết, để có sự chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện của mình.
Kết nối điện và đường truyền mạng
Nhu cầu được Check-in và sử dụng công nghệ ở hiện tại gần như là không thể thiếu với mỗi người. Hãy kiểm tra thật kỹ về đường truyền và khả năng truy cập từ các thiết bị như điện thoại, máy tính, laptop,… cho khách hàng.
Ánh sáng tại địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Nếu sự kiện diễn ra vào buổi tối, bạn sẽ cần một số loại ánh sáng đặc biệt để chiếu sáng ở sự kiện ngoài trời. Vplace khuyến nghị bạn nên thắp sáng tất cả các lối ra và lối đi, để giảm thiểu nguy cơ xảy ra bất kỳ tai nạn hoặc thương tích nào trong quá trình di chuyển của mọi người. Các khu vực đỗ xe, nếu không nằm gần không gian tổ chức sự kiện của bạn, cũng phải được chiếu sáng đầy đủ để thuận tiện cho khách của bạn.
Lợi ích khi tổ chức sự kiện tại địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức các sự kiện ngoài trời có rất nhiều lợi ích, ví dụ như tổ chức một sự kiện âm nhạc, buổi đào tạo hay hội nghị, thì việc lên kế hoạch cho sự kiện bên ngoài đều có những lợi thế.
Thể hiện sự sáng tạo của đơn vị tổ chức
Sự kiện tổ chức ngoài trời là cơ hội để bạn sáng tạo hơn khi lên kế hoạch tổ chức. Bạn có thể tự do thiết kế cho không gian nhiều hơn, so với khi tổ chức sự kiện trong nhà, vì tổ chức một sự kiện ngoài trời có nghĩa là bạn không còn bị ràng buộc bởi bốn bức tường.
Thúc đẩy tâm trạng của những người tham gia
Theo khoa học đã được chứng minh, ở ngoài trời giúp cải thiện sức khỏe và tinh thần của con người. Đây là lý do tại sao nên tổ chức sự kiện ngoài trời để xây dựng đội nhóm của công ty, điều này sẽ mang lại rất nhiều hiệu quả. Công ty hoặc đơn vị sẽ được nhân viên đánh giá cao về sự thay đổi và trở nên tích cực hơn trong việc tham gia vào các hoạt động.
Một vài điều cần nhớ khi lựa chọn tổ chức ở địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Như Vplace đã chia sẻ từ đầu, các sự kiện ngoài trời luôn là những sự kiện khiến những người tham gia trở nên háo hức và chờ đợi. Đó sẽ là những sự kiện đáng nhớ nhất với những người tham gia. Hãy xây dựng kế hoạch cụ thể với các chi phí chi tiết có thể có, để đảm bảo ngân sách chi được tối ưu và hoạt động theo đúng kế hoạch đề ra ngay từ ban đầu.
Lời kết: lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời để sự kiện của bạn trở nên đặc biệt, qua đó truyền tải hình ảnh truyền thông của doanh nghiệp và văn hóa công ty.
Liên Hệ Với Chúng Tôi
📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
📞 Hotline trực 24/24: 0981 80 80 29 – 0353 81 33 88 – 0912 52 76 31
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/