Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện cần phải lưu ý điều gì? đó chính là câu hỏi mà các rất nhiều doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng dịch vụ thuê địa điểm đặt ra. Để giúp doanh nghiệp lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện ưng ý, phòng ngừa các nguy cơ rủi ro, hãy cùng VPlace tham khảo bài viết dưới đây nhé.
Thời điểm bắt đầu tìm kiếm dịch vụ thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Khi doanh nghiệp, đơn vị hoặc cá nhân bạn đã xác định được sự kiện cần tổ chức thì hãy lên kế hoạch tìm kiếm địa điểm càng sớm càng tốt để có sự chuẩn bị chu đáo. Yếu tố cần xác định để khảo sát gồm có 3 vấn đề chính: ngân sách, quy mô và không gian sự kiện.
Với những sự kiện phát sinh, có yếu tố khẩn cấp thì nên chuẩn bị trước 1 – 2 tuần, những sự kiện quy mô lớn phải chuẩn bị khoảng 1 – 2 tháng. Tuy nhiên nếu bạn sử dụng full dịch vụ ở các đơn vị cho thuê bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian cho việc chuẩn bị như: in ấn ấn phẩm tờ rơi, background…
Các địa điểm bạn lựa chọn cần phải đánh giá xem có thực sự phù hợp với nội dung sự kiện hay không. Hãy lên danh sách cho các địa điểm này sau đó phân tích kỹ lưỡng và đưa ra so sánh cụ thể. Ngoài việc tự tìm hiểu thông tin bằng các công cụ tìm kiếm trên internet, mạng xã hội, bạn có thể liên hệ trực tiếp với một số bên để họ báo giá, gửi thông tin chi tiết sau đó hãy đến trực tiếp nơi cung cấp dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện để xem xét và chốt.
Với những sự kiện cần tổ chức ngoài trời, hãy tìm địa điểm có tính khác biệt, mới lạ nhưng vẫn tạo cảm giác thoải mái cho người tham gia. Tuy nhiên phải dự tính được các yếu tố như: giấy phép tổ chức, chi phí, sức chứa và thời tiết.
Những điểm cần xem xét khi đi khảo sát dịch vụ thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Sự kiện diễn ra dù lớn hay nhỏ cũng có tầm ảnh hưởng nhất định đối với khách hàng và doanh nghiệp. Vì vậy nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng có thể dẫn đến sự thất bại hoặc sự cố không mong muốn, hãy cùng chúng tôi đi tìm những điểm cần phải xem xét khi đi khảo sát dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện bạn nhé.
Vị trí địa lý của dịch vụ thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Để lựa chọn vị trí phù hợp phải căn cứ vào đối tượng tham dự bạn đang hướng đến là ai? vị trí thuận tiện với đại đa số người tham dự ở đâu? từ những căn cứ đó bạn có thể tìm địa điểm phù hợp để người tham dự di chuyển dễ dàng, giảm thiểu nguy cơ đi muộn, trễ giờ hoặc các yếu tố không mong muốn khác.
Điểm cộng thêm cho khu vực tổ chức sự kiện phải có giao thông thuận lợi để người tham dự dễ dàng tìm kiếm các dịch vụ như: taxi, grab, bus..
Bãi đậu xe của dịch vụ thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Sau khi có danh sách người tham gia, bạn cần phải xem đại đa số khách tham dự sử dụng phương tiện giao thông nào nhiều nhất? ô tô hay xe máy? số lượng quy mô sự kiện lên tới bao nhiêu người? để từ đó mới có thể tính toán được số lượng, diện tích vị trí tối thiểu cho khách mời đỗ xe.
Trong quá trình khảo sát, xét thấy địa điểm bạn thuê không đáp ứng được vị trí đỗ xe rộng, thoáng, khu lân cận cũng không có chỗ cho thuê thì hãy tìm sang địa điểm khác nhé.
Sức chứa và những dịch vụ, tiện ích đi kèm khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Số lượng người tham dự sẽ quyết định sức chứa của phòng tổ chức sự kiện. Vì vậy bạn hãy lựa chọn địa điểm có không gian sảnh chờ thoáng mát, rộng, diện tích phòng vừa vặn, sạch sẽ sẽ tạo cảm giác thoải mái cho người tham gia. Lối đi lên xuống phải thuận tiện, có cả thang máy và cầu thang, phòng những rủi ro không may, nhất là những sự kiện có quy mô lớn, số lượng người tham gia từ 100 người trở lên.
Các dịch vụ đi kèm như: trang trí, teabreak cũng được đề cao… nếu đơn vị, doanh nghiệp bạn có kế hoạch sử dụng dịch vụ này hãy lên dự toán chi phí để cân đối nhé.
Bố cục không gian tổ chức sự kiện
Việc nắm rõ bố cục không gian tổ chức sự kiện và sơ đồ minh họa đi kèm sẽ giúp bạn hiểu được vị trí của nơi diễn ra sự kiện, từ đó có thể xử lý những phát sinh xảy ra như: sự cố âm thanh, ánh sáng, máy chiếu… một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Cách bày trí nội thất và trang trí phòng cũng tác động lớn đến sự kiện, vì vậy bạn hãy trao đổi với bên cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện để thống nhất cách trang trí sao cho phù hợp nhất, bởi mỗi sự kiện sẽ có chủ đề và nội dung khác nhau ví dụ như: hội thảo sẽ khác với hội nghị, lễ tổng kết sẽ khác với lễ ký kết…
Trần nhà cũng là điểm bạn cần lưu ý bởi nó có tác động rất lớn đối với chất lượng âm thanh, nếu cần không gian ấm cúng hãy chọn trần nhà thấp, nếu cần một không gian thông thoáng, tạo tiếng vang lớn hay lựa chọn trần nhà cao.
Sử dụng dịch vụ thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại VPlace
VPlace là một trong những địa điểm tổ chức sự kiện lớn tại Hà Nội. Với thiết kế không gian thuộc khu văn phòng, tòa nhà cao cấp; Sở hữu vị trí đắc địa ở các quận trung tâm Hà Nội; Bãi đỗ xe rộng rãi, an toàn; Sức chứa của các phòng đa dạng… sẽ giúp bạn dễ dàng tổ chức sự kiện với quy mô từ 30-300 người.
Với không gian lịch sự, sạch sẽ, thoáng mát và chuyên nghiệp, VPlace rất hân hạnh được đồng hành cùng doanh nghiệp, khách hàng trong mỗi sự kiện được diễn ra. Chúng tôi không ngừng nỗ lực, thay đổi để mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Chính vì điều này mà VPlace rất vinh dự được làm việc với hàng nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ trong suốt hơn 20 năm vừa qua.
Lời kết: Để sự kiện diễn ra thành công phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ những điều nhỏ nhặt nhất. VPlace hy vọng với những chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn hiểu thêm về dịch vụ thuê địa điểm tổ chức sự kiện, từ đó đưa ra được các phương án dự phòng rủi ro, khắc phục sự cố để buổi sự kiện diễn ra thành công như mong đợi.
📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
📞 Hotline trực 24/24: 0981.808.029 – 035.381.3388 – 0986.301.063
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn/
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/
