Những điều cần lưu ý đối với đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ đều phải lưu ý về đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ và thành công như mong đợi. Vì vậy mọi vấn đề liên quan đến địa điểm, đơn vị cho thuê dịch vụ đều phải được khảo sát, đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định ký hợp đồng.

Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Tùy vào chủ đề, nội dung và tính chất của sự kiện như: lễ kỷ niệm, tiệc tất niên, họp cổ đông, ra mắt sản phẩm, hội thảo, chuyên đề, tổ chức hội nghị… mà các doanh nghiệp tổ chức sự kiện sẽ phải lên đề xuất địa điểm cụ thể. Vì vậy trước khi chốt duyệt địa điểm này cần phải lưu ý những điều dưới đây.

Vị trí cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với đối tượng tham dự

Ngoài tham khảo trên internet, trước khi lựa chọn bạn hãy đi thực tế khảo sát một số trung tâm, đơn vị cho thuê dịch vụ tổ chức sự kiện xem có đảm bảo các yếu tố như: thuận tiện đi lại hay không, vị trí gần mặt đường lớn không, chỗ để xe như thế nào, có thuận lợi sử dụng dịch vụ và phương tiện công cộng không?

Đối với sự kiện dài ngày có các học viên tham gia ở xa cần phải bố trí gần khu lưu trú của khách và đảm bảo các dịch vụ tiện ích như: quán ăn, quán cafe, siêu thị, chợ, nhà nghỉ, khách sạn…

Không gian nơi cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện phải đáp ứng yêu cầu tốt nhất

Không gian tổ chức sự kiện sẽ bao gồm: sảnh đón khách hàng, sảnh tiệc, khu hành lang, thang máy và khu vực liên quan khác như: nhà vệ sinh… tất cả đều phải đảm bảo yếu tố đủ rộng, thoáng mát và dễ di chuyển. Nếu không gian chật sẽ gây nên cảm giác khó chịu, không thoải mái cho người tham dự.

Với số lượng người tham gia ít, hãy lựa chọn không gian vừa đủ, không quá rộng để cảm thấy ấm cúng và không bị loãng chương trình. Ngoài ra địa điểm có nhiều phòng linh hoạt cũng là điểm cộng để ưu tiên lựa chọn, phòng các phương án thay đổi khi cần thiết.

Đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện cho dịch vụ đi kèm

Đa phần các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ có các dịch vụ đi kèm như: tiệc teabreak, hoặc các thiết bị hỗ trợ tối đa cho sự kiện: âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, đèn LED, sân khấu… tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể tìm hiểu, khảo sát và so sánh giá giữa các bên. Tuy nhiên hãy nhớ rằng yếu tố phục vụ vẫn phải đặt lên hàng đầu, bởi các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ luôn có nhân viên hỗ trợ và phục vụ suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý

Chi phí tổ chức sự kiện hợp lý được đánh giá trên chất lượng không gian, trang thiết bị và thái độ phục vụ của đơn vị cung cấp dịch vụ. Vì vậy hãy tìm hiểu những địa điểm uy tín, sau đó đánh giá và so sánh từng bên để đưa ra quyết định đúng đắn nhất.

Đối với những sự kiện quy mô lớn hãy tìm địa điểm tổ chức uy tín, giàu kinh nghiệm để chắc chắn rằng sự kiện của bạn diễn ra thành công như mong đợi và có mức chi phí phù hợp nhất.

Đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện luôn đảm bảo an toàn và thuận tiện cho khách tham dự

Những yếu tố cần phải được chú ý để đảm bảo cho khách hàng, người tham dự sự kiện được được an toàn và thuận tiện nhất đó là:

• Công tác phòng cháy chữa cháy của tòa nhà, vật dụng hỗ trợ liên quan.
• Lối thoát hiểm khi có sự cố xảy ra.
• Gần các cơ quan chức năng như: bệnh viện, đồn cảnh sát để liên hệ khi cần thiết.
• Khu vực giữ xe luôn an toàn, an ninh và có bảo vệ hướng dẫn, quan sát.

Lời kết: từ những lưu ý mà chúng tôi nêu trên, doanh nghiệp hãy cân nhắc để đưa ra quyết định sử dụng dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện một cách đúng đắn và phù hợp nhất. Nếu bạn chưa tìm được đơn vị cung cấp phù hợp với sự kiện của mình, hãy liên hệ ngay với VPlace để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất. 

📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM

🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.

Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội

📞 Hotline trực 24/24: 0981.808.029 – 035.381.3388 – 0986.301.063

✉ Email: Vplace.vn@gmail.com

🌐 Website: https://vplace.vn/

📌 Mạng xã hội của Vplace

👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg

👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace

👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/

👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/

👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw

👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/