Nhu cầu sử dụng không gian tổ chức sự kiện ngày càng nhiều, bởi các hoạt động event của doanh nghiệp, đơn vị ngày một sôi nổi. Vì vậy khi lựa chọn địa điểm tổ chức phải hiểu rõ các tiêu chí đặt ra để lựa chọn sao cho phù hợp nhất, tiết kiệm chi phí nhất và sử dụng hiệu quả nhất. Hãy tham khảo một số lưu ý dưới đây từ hội trường VPlace tổng hợp nhé.
Không gian tổ chức sự kiện phải phù hợp với nhu cầu
Khi thuê không gian tổ chức sự kiện, điều đầu tiên bạn cần phải lưu ý chính là tiêu chí phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế. Dựa trên số lượng khách mời đã chốt, bạn có thể tìm địa điểm đáp ứng không gian rộng, hẹp khác nhau. Thông thường với các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ có các phòng với sức chứa đa dạng như: 30 chỗ, 50 chỗ, 100 chỗ, 200 chỗ, 300 chỗ… dành cho sự kiện hội họp, hội nghị, đào tạo, tổng kết, hội thảo.
Nếu không gian quá rộng sẽ làm cho sự kiện không tập trung, tốn chi phí, nếu không gian quá hẹp sẽ gây khó khăn trong việc đi lại, bí bách và và khó chịu đối với người tham gia. Hãy lưu ý điều này để chuẩn bị không gian sự kiện thật chu đáo.
Chi phí thuê không gian tổ chức sự kiện phải hợp lý
Có lẽ đây là điều mà rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ thuê phòng hội trường hoặc địa điểm tổ chức sự kiện đều phải cân nhắc. Chi phí hợp lý phải dựa trên yếu tố không gian, cơ sở vật chất và dịch vụ đi kèm tương xứng. Nếu tìm địa điểm giá rẻ nhưng không đáp ứng được dịch vụ đi kèm hoặc trang thiết bị không đảm bảo thì hãy cân nhắc lựa chọn địa điểm có giá tốt hơn nhưng bao trọn gói.
Dịch vụ đi kèm từ nơi cho thuê không gian tổ chức sự kiện
Đa phần các địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đều có các dịch vụ tiện ích đi kèm như: tiệc ăn nhẹ, nhân viên phục vụ, internet, âm thanh, ánh sáng.. tùy thuộc vào loại hình sự kiện, hãy cân nhắc để lựa chọn dịch vụ đi kèm giúp sự kiện chuyên nghiệp và trọn vẹn hơn.
Địa điểm tổ chức sự kiện thuận tiện và đảm bảo an toàn
Thông thường khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện thì tiêu chí thuận tiện cho việc di chuyển luôn được quan tâm hàng đầu, bởi số lượng khách mời tham dự đầy đủ, đúng giờ sẽ góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Vì vậy các đơn vị thường ưu tiên thuê không gian tổ chức sự kiện ở trung tâm thành phố, gần mặt đường lớn, có các phương tiện giao thông công cộng thuận lợi để giúp khách mời di chuyển dễ dàng nhất.
Các yếu tố về an toàn tại điểm tổ chức cũng được chú trọng, nhất là với những sự kiện có quy mô số lượng người tham dự lớn. Hãy tìm hiểu kỹ công tác phòng cháy chữa cháy, lối thoát hiểm, khu vực an ninh tòa nhà, bãi đỗ xe… để phòng tránh mọi rủi ro có thể xảy ra.
Lời kết: từ những lưu ý quan trọng khi thuê không gian tổ chức sự kiện như đã gợi ý ở trên, chắc chắn bạn đã có thêm kinh nghiệm bỏ túi và tìm ra địa điểm ưng ý nhất. Tuy nhiên trong quá trình tìm hiểu bạn vẫn chưa hài lòng, hãy liên hệ ngay với hội trường VPlace để được tư vấn và cung cấp dịch vụ tốt nhất.
📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
📞 Hotline trực 24/24: 0981.808.029 – 035.381.3388 – 0986.301.063
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn/
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
