Tổ chức sự kiện hội họp, hội thảo, hội nghị… đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quảng bá hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu đến gần với khách hàng hơn. Theo các chuyên gia, hoạt động tổ chức sự kiện hàng năm tiêu tốn khoảng 20 tỷ USD cho tradeshows – events và 25 tỷ USD cho corporate events của tập đoàn. Những hoạt động này mang lại hiệu quả vô cùng to lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Với mục tiêu đạt được hiệu quả tối đa hơn khi tổ chức sự kiện, các đơn vị cần phải dựa trên những điều kiện cần và đủ để có kế hoạch triển khai chặt chẽ và đo lường chuẩn xác hơn. Những gợi ý dưới đây sẽ là những nguyên lý cơ bản dẫn đến thành công cho một sự kiện, bạn hãy cùng tham khảo nhé:
Tổ chức sự kiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt động marketing.
Tổ chức sự kiện có rất nhiều lợi ích đối với các doanh nghiệp, thông qua mỗi sự kiện các đơn vị có thể quảng bá sản phẩm, bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, hình ảnh các nhân, gia tăng mức độ phủ trên thị trường, đánh giá hoặc nghiên cứu thị trường, thực hiện chiến dịch PR… hay chỉ là những hoạt động gắn kết tập thể, training, chia sẻ, đào tạo nguồn nhân lực nội bộ cũng đem lại các giá trị hữu hình vô cùng to lớn.
Tổ chức sự kiện phải xác định đúng đối tượng mục tiêu.
Với các doanh nghiệp khi đầu tư tổ chức sự kiện đều mong muốn đạt được những giá trị to lớn theo mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên làm được điều này cần phải xác định rõ đối tượng mà bạn mong muốn hướng đến là ai? hoạt động nào thu hút sự quan tâm của họ? sau sự kiện điều gì ấn tượng họ nhất? để từ đó bạn đưa ra chủ đề truyền tải và cân nhắc lựa chọn đối tượng tham dự phù hợp nhất.
Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể khi tổ chức sự kiện
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
- Lên ngân sách tổ chức sự kiện
- Xác định thước đo để đánh giá hiệu quả của việc tổ chức sự kiện
- Triển khai tổ chức sự kiện
- Đo lường hiệu quả của việc tổ chức sự kiện.
Đại đa số các doanh nghiệp khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện nào đó đều thiếu khâu đo lường, đánh giá kết quả, hiệu quả mà sự kiện mang lại. Họ chỉ dừng lại khi sự kiện đã khép lại và không có sự đánh giá chất lượng như thế nào, nên các lần tổ chức sự kiện lần sau rất khó khăn trong việc ra quyết định. Vì vậy hãy xác định tổ chức sự kiện như các hoạt động marketing, rất cần thiết trong việc đo lường hiệu quả và cũng không khó như tưởng tượng, chỉ cần xác định ở mức tương đối để đánh giá.
Tổ chức sự kiện không phải là công cụ toàn năng
Tổ chức sự kiện chỉ là một trong những hoạt động triển khai marketing để khách hàng, đối tác nhận biết thêm về thương hiệu của đơn vị. Để sự kiện thành công phải dựa vào rất nhiều yếu tố, có chiến lược marketing tích hợp và mục tiêu rõ ràng. Những hoạt động này như một đòn bẩy giúp doanh nghiệp tạo được sự thu hút từ khách hàng và tiến xa hơn trong hành trình phát triển.
Truyền thông cho sự kiện của bạn
Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện
Sau sự kiện là thời điểm doanh nghiệp gặt hái được những lợi ích nếu bạn chú trọng cho giai đoạn này. Bạn cần có kế hoạch cụ thể về các thông tin muốn thu thập từ khách hàng, đối tác sau sự kiện. Đừng ngần ngại bỏ ra công sức, thời gian cho điều này nhé, vì nó có ý nghĩa vô cùng lớn lao, có thể là những ý kiến đóng góp, idea phát triển sản phẩm, dịch vụ cho đơn vị của bạn.
Yếu tố con người quyết định tất cả trong việc tổ chức sự kiện
Nếu chương trình, sự kiện là phương thức giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả thì điều kiện giao tiếp phải xuất phát từ tiêu chí tích cực của 2 phía. Vì vậy sự kiện thành công không bao gồm các yếu tố tác động bên ngoài như: địa điểm, không gian mà yếu tố con người là điều quan trọng nhất, giúp cho đối tượng mục tiêu được thuyết phục, thúc đẩy họ giúp họ tương tác qua lại với bạn thông qua sự kiện.
Tổ chức sự kiện góp phần hoàn thành mục tiêu kinh doanh
Để tổ chức sự kiện thành công cần phải có kế hoạch tổ chức và triển khai một cách hiệu quả. Không chỉ đáp ứng không gian sạch sẽ, đẹp, thoáng mát; Không khí vui tươi, sinh động; Công tác hậu cần chu đáo và các việc phát sinh cũng phải xử lý êm đẹp và hoàn hảo.
Tổ chức sự kiện như những thân cây trong những khu rừng, và khu rừng đó chính là kết quả kinh doanh và mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến. Vì vậy bạn đừng quá tạo áp lực đạt được mục tiêu kinh doanh trong một sự kiện diễn ra mà làm mất đi những hiệu quả từ sự kiện đó mang lại. Hãy đi từng bước nhỏ, hoàn thành mục tiêu theo sự kiện chắc chắn hoạt động kinh doanh của bạn sẽ phát triển bền vững và tiến xa.
Lời kết: tổ chức sự kiện dù nhỏ hay lớn, dù ít người hay đông người đều phải tuân thủ những nguyên lý cơ bản để giúp sự kiện trở nên sôi động và hiệu quả hơn. Hội trường VPlace xin chúc cho bạn và doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đạt ra trong các sự kiện đặc biệt này nhé.
📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói
🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
📞 Hotline trực 24/24: 0981.808.029 – 035.381.3388 – 0986.301.063
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn/
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/
