Lựa chọn được nơi tổ chức sự kiện ưng ý là công đoạn quan trọng nhất của những nhà tổ chức. Bạn hãy cùng Vplace tìm hiểu và lắng nghe những tư vấn của chúng tôi về các tiêu chí dưới bài viết này nhé!
Tiêu chí nào quyết định chọn nơi tổ chức sự kiện?
Mỗi sự kiện khác nhau sẽ có những tiêu chí quyết định khác nhau về địa điểm, không gian,… Ví dụ tùy thuộc vào việc tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời sẽ mang tới những quyết định, lựa chọn địa điểm tổ chức hoàn toàn khác nhau.
- Mục tiêu, mục đích của sự kiện.
- Không gian, Concept sự kiện.
- Các hoạt động trong quá trình tổ chức sự kiện.
- Ngân sách tổ chức sự kiện.
Không gian hoặc địa điểm cần đáp ứng được nhu cầu, tính chức tổ chức của các sự kiện khác nhau như đào tạo, hội thảo, hội nghị, cuộc thi, hội họp, lễ kỷ niệm,…
Tiêu chí chọn nơi tổ chức sự kiện trong nhà
Đối với các sự kiện mang tính tầm cỡ lớn thì bạn không nên thuê địa điểm quá bình dân có không gian nhỏ hẹp, mà nên tổ chức ở địa điểm như trung tâm hội nghị hoặc hội trường lớn. Đặc biệt bạn cần quan tâm tới không gian hội nghị, hội trường và các trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng kèm theo chi phí thuê phòng.
Cần chú ý tới một số vấn đề sau:
- Ánh sáng phòng có đủ để nhìn rõ và đảm bảo sức khỏe cho đôi mắt của người tham dự hay không?
- Sơ đồ bàn ghế setup đã hợp lý và phù hợp với sự kiện chưa?
- Sảnh check-in và không gian có tạo được sự thoải mái khi tham dự không?
- Tình trạng trang thiết bị trong phòng sự kiện.
- Màu sắc khăn trải bàn ghế và rèm trong phòng tổ chức sự kiện.
Tiêu chí chọn nơi tổ chức sự kiện ngoài trời
Hiện nay, thị trường đang rất ưa chuộng những không gian mở và gần gũi với thiên nhiên khi tổ chức các sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên, điều đó sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của từng chương trình, có thể đơn vị tổ chức cần không gian để tổ chức các hoạt động tập thể cũng có thể là một không gian yên tĩnh.
Cần chú ý tới một số vấn đề sau:
- Có các phương án dự phòng trong trường hợp thời tiết xấu chưa?
- Khu vực sân khấu có đáp ứng được nhu cầu tổ chức của bạn không?
- Loa đài và âm thanh có thể phát đến toàn bộ những người tham gia không?
- Khu vực vệ sinh như thế nào?
- Chi phí khác như dù che hay bạt che ngoài trời tính như thế nào?
- Đảm bảo an toàn cho các hoạt động như Team-Building, trò chơi tập thể.
- Dịch vụ bổ sung của nơi tổ chức sự kiện có chuyên nghiệp không?
Nếu tổ chức các sự kiện kéo dài từ hai ngày trở nên, bạn cần xem xét về dịch vụ ăn uống đi kèm của đơn vị cung ứng như Teabreak, tiệc mặn… Ngoài ra, các dịch vụ đi kèm về In ấn Backdrop, trang trí sân khấu,… cũng cần được xem xét cẩn trọng. Đội ngũ phục vụ trong quá trình tổ chức cần thể hiện sự chuyên nghiệp, để thể hiện hình ảnh của doanh nghiệp tổ chức trong quá trình tổ chức.
Chi phí thuê nơi tổ chức sự kiện
Bạn cần dành thời gian để đi nhiều, tham khảo nhiều đơn vị tổ chức khác nhau để đưa ra quyết định đúng đắn. Đánh giá về cơ sở vật chất và chất lượng dịch vụ để đưa ra sự so sánh đúng. Trong trường hợp sự kiện mang tầm cỡ lớn, bạn nên có sự bàn bạc với nhà cung ứng địa điểm tổ chức để có chi phí hợp lý nhất có thể.
Một số lưu ý cần chú trọng khi chọn nơi tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức có thuận tiện và dễ dàng di chuyển đến đối với những người tham dự hay không? Lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện luôn là vấn đề đau đầu của nhiều đơn vị tổ chức, kể cả là những nhà tổ chức chuyên nghiệp. Vậy đâu là những lưu ý bạn cần chú ý khi quyết định nơi tổ chức sự kiện?
Mức độ an toàn tại nơi tổ chức sự kiện
Bạn phải luôn quan tâm tới sự an toàn cho những người tham dự, xem xét kỹ về các công tác an toàn chống cháy nổ tại địa điểm tổ chức, lối thoát hiểm và xung quanh nơi tổ chức có đồn cảnh sát, bệnh viện hoặc dịch vụ y tế để đề phòng các trường hợp không mong muốn xảy ra.
Khu vực giữ xe tại nơi tổ chức sự kiện
Đây có vẻ là vấn đề ít khi được quan tâm, nhưng lại ảnh hưởng đến khách hàng rất nhiều về sự hài lòng của họ khi tham gia. Bạn có thể tưởng tượng ra việc một khách hàng mang tâm thái đến dự sự kiện hoành tráng, nhưng bãi đỗ xe nhỏ hoặc không có, họ phải mang xe đến một địa điểm khác để gửi xe. Qua điều này bạn sẽ thấy khu vực để xe quan trọng như thế nào đối với sự kiện hội thảo, hội nghị.
Vplace – Whenever you need!
Vplace có hơn 15 năm đồng hành cùng nhiều khách hàng trong việc tổ chức sự kiện, chúng tôi mang tới nhiều lựa chọn tối ưu cho từng đối tượng khách hàng khác nhau. Đối với mỗi khách hàng lựa chọn Vplace, chúng tôi luôn trân trọng và lắng nghe những nhu cầu của họ.
Lời kết: hệ thống Vplace là nơi tổ chức sự kiện uy tín cho nhiều khách hàng trên toàn địa phận Hà Nội nói chung và toàn quốc nói riêng. Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Vplace chỉ từ 399k/giờ với đầy đủ trang thiết bị và dịch vụ cao cấp đi kèm.
Liên Hệ Với Chúng Tôi
📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
📞 Hotline trực 24/24: 0981 80 80 29 – 0353 81 33 88 – 0912 52 76 31
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn/
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/