Để giúp bạn xác định được những tiêu chí quan trọng trong việc tìm không gian phòng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho đơn vị, VPlace sẽ đưa ra những yếu tố quyết định dưới đây để bạn cùng tham khảo nhé.
Tầm quan trọng của không gian phòng tổ chức sự kiện
Không gian phòng tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của một sự kiện. Dù là hội nghị, hội thảo, tri ân hay những buổi giao lưu, ký kết hoặc tổng kết năm… thì bất kỳ đơn vị tổ chức nào cũng luôn cân nhắc để tìm địa điểm phù hợp với chi phí tốt nhất. Các yếu tố ảnh hưởng đến không gian tổ chức sự kiện bao gồm:
-
- Sức chứa và bố cục: sức chứa rất quan trọng để đảm bảo không gian luôn thoáng mát, thoải mái cho người tham dự, vì vậy để lựa chọn phòng tổ chức sự kiện phù hợp với số lượng người tham gia các đơn vị cần phải có danh sách dự kiến chuẩn chỉ. Bố cục của mỗi chủ đề sự kiện sẽ có không gian theo mô hình riêng, ví dụ như: hội thảo cần có sân khấu trung tâm; Buổi giao lưu, họp nhóm cần có lối đi lại rộng, thuận tiện… những yếu tố này sẽ được các đơn vị cung cấp dịch vụ hướng dẫn và tư vấn cụ thể cho khách hàng.
- Vị trí thuận tiện để tổ chức sự kiện cũng là yếu tố quan trọng giúp người tham dự dễ tìm và dễ di chuyển. Các công ty, đơn vị cung cấp phòng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường ưu tiên số 1 về địa điểm an toàn, vị trí thuận tiện, có bãi đỗ xe an toàn, rộng và gần phương tiện công cộng nhằm đơn giải hóa tối đa việc di chuyển của khách mời đến nơi tổ chức sự kiện.
- Cơ sở vật chất: cần phải xác định đâu là những trang thiết bị quan trọng không thể thiếu cho sự kiện của bạn và đơn vị cung cấp dịch vụ có đáp ứng được đầy đủ các thiết bị cơ bản như: ổ điện, wifi, âm thanh, ánh sáng, loa đài, mic… hay không? hoặc những trang thiết bị hiện đại như: màn LED, máy tính, mic cài… cũng cần phải lưu tâm khi có phát sinh cần sử dụng ngay.
- Phong cách bày trí nội thất và không gian bên trong cũng cần được lưu tâm để phù hợp với chủ đề, thương hiệu của doanh nghiệp như: ánh sáng, tone màu mang lại cảm giác lịch sự, hiện đại, gần gũi, ấm cúng… tùy thuộc vào mục tiêu của sự kiện, giúp sự kiện diễn ra tối ưu hơn.
- Chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định tìm kiếm địa điểm phù hợp. Bạn cần phải hiểu rõ về các chi phí phát sinh bao gồm những gì (chi phí thuê thiết bị, dịch vụ hay quá giờ…) để trao đổi và đưa ra số lượng sử dụng cụ thể nhằm mục đích tối ưu chi phí tốt nhất.
- Tính linh hoạt trong cách setup không gian đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng cũng là ưu điểm cần có với các đơn vị cho thuê phòng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với các địa điểm có số lượng phòng lớn, đầu tư cơ sở vật chất hiện đại, đầy đủ sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc linh hoạt thay đổi không gian và cách thức setup phòng theo nhu cầu sử dụng thực tế. Khi có những phát sinh đột xuất bạn hoàn toàn có thể đề xuất đơn vị cung cấp thay đổi cách setup bàn ghế, ánh sáng và thiết bị trong phòng.
Hội trường VPlace – đơn vị cho thuê phòng tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội
Hội trường VPlace là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ thuê phòng tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng và có chi phí hợp lý nhất tại Hà Nội được nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng thường xuyên.
Sử dụng hội trường VPlace khách hàng yên tâm 100% về chất lượng phòng, cơ sở vật chất và hình thức setup theo chủ đề sự kiện mà bạn mong muốn.
VPlace có rất nhiều địa điểm cho thuê phòng tổ chức sự kiện nằm ở vị trí thuận tiện, gần trung tâm thành phố Hà Nội điển hình như: VPlace tòa nhà 25T2, VPlace tòa nhà 29T2 – Hoàng Đạo Thúy, VPlace tòa nhà VG Thanh Xuân… giúp cho khách hàng có nhiều sự lựa chọn.
Chi phí sử dụng phòng tổ chức sự kiện tại VPlace đối với hội trường tiêu chuẩn từ 399K/giờ, đây là mức chi phí vô cùng hợp lý mà VPlace đang áp dụng tại thời điểm này.
Khách hàng có mong muốn sử dụng dịch vụ gia tăng thêm như teabreak, dàn máy tính… số lượng lớn VPlace đều có thể đáp ứng đầy đủ với chi phí siêu ưu đãi.
Các sự kiện chủ đạo thường diễn ra tại hội trường VPlace bao gồm:
- Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm mới, trưng bày sản phẩm.
- Sự kiện hội nghị, hội thảo làm đẹp – spa, du học, tuyển sinh.
- Sự kiện nội bộ, các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trong doanh nghiệp.
- Lễ khai trương, khánh thành, khởi công, kỷ niệm, tổng kết, ký kết.
- Sự kiện hội nghị khách hàng, đối tác.
Từ những ưu điểm và lợi thế mà VPlace có được, chắc chắn sẽ giúp khách hàng có những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.
Sức chứa, vị chí, chi phí, cơ sở vật chất, cách bài trí và tính linh hoạt là những tiêu chí quan trọng khi chọn lựa một không gian tổ chức sự kiện.
Đây là những yếu tố góp phần nâng cao trải nghiệm của những người tham dự, cũng như giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn.
Hy vọng khi dựa vào vào những tiêu chí này, bạn sẽ có thể dễ dàng lựa chọn được không gian tổ chức phù hợp nhất cho sự kiện của mình.
Lời kết: hy vọng từ những thông tin mà VPlace mang lại sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm và sử dụng phòng tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Chúng tôi luôn nỗ lực để mang đến cho khách hàng giải pháp không gian phù hợp và nâng tầm giá trị của doanh nghiệp qua mỗi sự kiện.
📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
📞 Hotline trực 24/24: 0981.808.029 – 035.381.3388 – 0986.301.063
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn/
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/
