Với các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức sự kiện quy mô lớn từ 200 khách mời trở lên thì việc thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện đảm bảo không gian và sức chứa là tiêu chí ưu tiên hàng đầu. Vì vậy để giúp doanh nghiệp lựa chọn được địa điểm tổ chức và không gian phòng ưng ý, VPlace xin đưa ra một số thông tin dưới đây để bạn tham khảo nhé.
Số lượng khách mời là yếu tố quan trọng khi thuê phòng hội trường 200 chỗ
- Bất kỳ sự kiện nào diễn ra thì yếu tố chốt số lượng khách mời đóng vai trò quyết định và cần doanh nghiệp xác định ngay từ đầu để có kế hoạch xây dựng các bước tiếp theo trong việc lựa chọn không gian, địa điểm phòng phù hợp nhất.
- Khi thuê phòng hội trường ở các đơn vị chuyên nghiệp cần chú ý đến yếu tố không gian đảm bảo thông thoáng, thoải mái, có lối đi hợp lý cho khách mời dễ dàng di chuyển.
- Cần phải xác định được số lượng khách mời mới có thể bố trí không gian, cách setup bàn ghế, hệ thống âm thanh ánh sáng đảm bảo nhất để người tham dự cần nắm được thông tin truyền đạt trong sự kiện.
- Nếu sử dụng các dịch vụ phát sinh như teabreak cũng cần phải thống kê được số lượng người tham dự là bao nhiêu để lên thực đơn, số lượng cần dùng chính xác.
Địa điểm tổ chức sự kiện sức chứa 200 chỗ
Bên cạnh số lượng khách mời thì địa điểm tổ chức sự kiện cũng là yếu tố quan trọng thứ 2 mà bạn cần phải lưu ý. Để đảm bảo tối đa sự thuận tiện cho khách mời khi tham dự sự kiện hãy lựa chọn địa điểm gần với đại đa số thành viên mà gần các trung tâm lớn, có vị trí giao thông thuận tiện, dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi đa dạng và tiện ích.
Tùy vào tính chất và quy mô của sự kiện mà đơn vị muốn hướng đến để lựa chọn địa điểm chuyên nghiệp, sang trọng, phù hợp với ngân sách dự kiến.
Thời gian dự kiến tổ chức sự kiện quy mô từ 200 khách mời
Có một điều lưu ý nhỏ nhưng rất hiệu quả khi tổ chức sự kiện quy mô có số người tham gia lớn bạn hãy để dư một khoảng thời gian nhất định từ 15-30 phút đầu giờ để đảm bảo mọi thành viên đã đến đông đủ bằng cách tổ chức những mini game nhỏ khuấy động đầu giờ hoặc sử dụng tiệc trà đơn giản.
Đối với những sự kiện hội nghị, hội thảo thông thường được tổ chức vào những ngày cuối tuần bởi đây là khoảng thời gian giúp cho khách mời thảnh thơi, sắp xếp được công việc dễ dàng nhất. Tuy nhiên tùy vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp, sự kiện có thể diễn ra theo mong muốn của đại đa số. Một số đơn vị cho thuê hội trường chuyên nghiệp thường hay bị kín chỗ do quá tải cuối tuần, bạn cần liên hệ để book phòng trước và có phương án dự phòng nếu phát sinh.
Những hội nghị liên quan đến đối tác, phụ thuộc rất nhiều vào lịch làm việc của hai bên, cần phải có sự thống nhất và lên lịch trước cả vài tháng để chuẩn bị chu đáo.
Trang thiết bị khi sử dụng dịch vụ thuê phòng tổ chức sự kiện từ 200 chỗ
Với các sự kiện quy mô lớn từ 200 khách mời trở lên thì trang thiết bị sử dụng bao gồm: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu và một số dụng cụ hỗ trợ cơ bản là điều không thể thiếu. Nếu lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín thì các dịch vụ này sẽ đảm bảo đầy đủ và hỗ trợ sự kiện của bạn tốt nhất.
Tuy nhiên để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ bạn cần lưu ý đến vấn đề này và báo các đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm tra chất lượng thiết bị trước khi sử dụng, có thể demo vận hành trước, trong trường hợp có phát sinh, hoặc sự cố trong quá trình thử sẽ kịp điều chỉnh, thay đổi.
Chi phí thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện quy mô từ 200 chỗ
Hiện nay, phòng hội nghị tổ chức trong các trung tâm tổ chức sự kiện hay khách sạn thường có hai cách tính chi phí. Đó là theo đầu người hoặc theo sức chứa của phòng.
Thông thường các bên cho thuê phòng hội trường chuyên nghiệp sẽ tính giá phòng theo sức chứa, vì vậy căn cứ vào số lượng thành viên tham dự trong buổi sự kiện để tính chi phí theo giờ hoặc theo buổi. Thông thường với các hội trường cho thuê 200 chỗ mặt bằng chung ở Hà Nội giao động từ 5 triệu – 10 triệu/buổi được sử dụng các thiết bị tiêu chuẩn đi kèm. Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ đi kèm, bạn hãy trao đổi thật kỹ với các đơn vị cho thuê dịch vụ nhé.
Lời kết: trên đây là một số lưu ý khi chọn thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện từ 200 chỗ. Tuy có nhiều yếu tố khác nhau nhưng các gợi ý trên cũng đủ để giúp bạn lựa chọn được hội trường ưng ý nhất. Với kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ hội trường tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội, VPlace là điểm đến đáng tin cậy mà bạn luôn cần.
📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói
🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
📞 Hotline trực 24/24: 0981.808.029 – 035.381.3388 – 0986.301.063
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn/
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/
