Vplace mách bạn những điều cần lưu ý khi thuê phòng hội trường sự kiện

Đánh giá post

Khi doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện thì ngoài việc quan tâm đến yếu tố không gian, trang thiết bị hiện đại phù hợp với nhu cầu thì yếu tố trải nghiệm dành cho người tham dự luôn được đặt lên hàng đầu để quyết định sự thành công của đơn vị. Nhằm mang đến những thông tin hữu ích giúp bạn đánh giá và tối ưu hóa khi thuê phòng hội trường sự kiện cho doanh nghiệp của mình, hãy cùng Vplace tìm hiểu các thông tin dưới đây nhé.

3 5

Thuê phòng hội trường dựa vào đánh giá nhu cầu của người tham dự

Trước khi thuê phòng hội trường, hãy bắt đầu với việc đánh giá rõ ràng về nhu cầu của khách hàng, đối tác, người tham dự sự kiện tại đơn vị bạn bằng những câu hỏi dưới đây.

Sự kiện của bạn dự kiến có bao nhiêu người tham gia?
Bạn cần gì từ phòng hội trường: thiết bị kỹ thuật, sân khấu, hệ thống âm thanh hay trang thiết bị đặc biệt?
Bạn có cần phải tùy chỉnh không gian để phù hợp với mục tiêu của sự kiện hay không?
Bạn có đặc biệt quan tâm đến vị trí địa lý của phòng hội trường không?

Chọn phòng hội trường tổ chức sự kiện phù hợp với nhu cầu

Dựa trên nhu cầu của khách hàng, hãy tìm và lựa chọn một đơn vị cho thuê phòng hội trường phù hợp với mục đích của doanh nghiệp bạn nhất. Tuy nhiên việc lựa chọn này phải dựa trên các yếu tố cần thiết như: kích thước phòng, vị trí, trang bị kỹ thuật, tiện nghi phụ trợ… nhằm bảo không gian có đủ sức chứa cho tất cả người tham dự mà không gây cảm giác quá tải hay trống trải.

Xác định khả năng tùy biến khi có phát sinh

Khả năng tùy biến khi setup không gian sự kiện là một yếu tố quan trọng để tạo nên trải nghiệm khách hàng độc đáo, gần gũi, thân thiện nhất. Hãy tìm hiểu xem phòng hội trường có thể tùy chỉnh được khi có phát sinh hay không. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp không gian sao cho phù hợp với mục tiêu, thông điệp, số lượng người tham gia phát sinh trong sự kiện đó. Tuy nhiên thông thường việc thay đổi có thể là cách sắp xếp bàn ghế, thêm thiết bị trình chiếu hoặc trang trí sân khấu, không gian mang lại sự ấn tượng hơn.

2 4

Trải nghiệm khi sử dụng dịch vụ thuê phòng hội trường

Trước khi sự kiện bắt đầu, kiểm tra lại toàn bộ trang thiết bị bên trong hội trường nhằm đảm bảo mọi thứ hoạt động tốt, ổn định và an toàn. Trải nghiệm dịch vụ trước sẽ giúp bạn đề phòng mọi sự cố kỹ thuật và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Đối với các đơn vị cho thuê hội trường chuyên nghiệp cần đảm bảo có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật, sẵn sàng giúp đỡ khi cần thiết.

Thu hồi ý kiến phản hồi sau sự kiện

Cuối sự kiện, thu hồi ý kiến phản hồi từ khách hàng, đối tác là một phần quan trọng để cải thiện cung cách tổ chức trong tương lai. Hãy trao đổi với khách hàng để thu thập ý kiến đánh giá về phòng hội trường, trang thiết bị, dịch vụ hỗ trợ hoặc bất kỳ khía cạnh nào khác của sự kiện mà bạn cần khai thác. Phản hồi này sẽ giúp đơn vị nắm bắt được điểm mạnh, điểm cần khắc phục để điều chỉnh trong các lần tổ chức sự kiện sau.

Lời kết: trải nghiệm khách hàng khi thuê phòng hội trường là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của sự kiện của bạn. Bằng cách đánh giá rõ ràng nhu cầu của khách hàng, chọn phòng hội trường phù hợp, tùy biến không gian, kiểm tra thiết bị và thu hồi ý kiến phản hồi, bạn có thể tạo ra trải nghiệm không thể quên và đáp ứng mọi kỳ vọng của người tham dự. Điều này không chỉ tạo ra sự hài lòng cho khách hàng mà còn giúp bạn xây dựng uy tín về mặt thương hiệu rất lớn.