Cách lựa chọn hội trường tổ chức tiệc tất niên

Cách lựa chọn hội trường tổ chức tiệc tất niên

Tiệc cuối năm hay còn gọi là Tiệc Tất Niên có ý nghĩa tương tự như một buổi sum họp gia đình nhân dịp Tết đến Xuân về, giúp tăng sự gắn bó tình cảm giữa các thành viên trong công ty. Tiệc Tất Niên đâu đó cũng phảng phất văn hóa, sự phồn thịnh của từng doanh nghiệp. Đó có thể là một bữa tiệc cổ truyền ấm cúng để các thành viên quây quần ôn lại những câu chuyện của năm cũ. Tiệc Cuối Năm cũng có thể là một buổi Party hiện đại, kết hợp với Lễ tổng kết các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm đã qua và công bố kế hoạch cho năm tiếp theo.

Chúng tôi đo lường sự thành công của một bữa Tiệc cuối năm không phải ở quy mô lớn hay nhỏ mà quan trọng là không khí vui vẻ, thoải mái, truyền tải được ý nghĩa đến với toàn bộ nhân viên sau một năm miệt mài làm việc. Đồng thời bữa Tiệc cũng được coi là đòn bẩy cho năm mới, truyền cảm hứng và niềm tin cho nhân viên để hướng tới một năm mới nhiệt huyết cống hiến hết mình cho doanh nghiệp.
Ở các công ty lớn, tiệc cuối năm được chuẩn bị khá kỹ càng với sự tư vấn hỗ trợ của các công ty tổ chức sự kiện và được dàn dựng quy mô giống như một chương trình nghệ thuật hoành tráng với nhiều tiết mục đặc sắc. Với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ hơn, chúng ta vẫn có thể tự tổ chức một bữa tiệc cuối năm đặc sắc, ý nghĩa mà không cần kinh phí quá lớn.

Hội trường VITD  xin tổng hợp và chia sẻ cho các bạn các bước để tổ chức một bữa Tiệc cuối năm ý nghĩa, đặc sắc và thành công nhất.

1.     Xác định mục đích tổ chức

Thông thường Tiệc cuối năm là dịp để doanh nghiệp nhìn nhận đánh giá lại kết quả hoạt động trong năm cũ để động viên khích lệ tinh thần cán bộ nhân viên. Trong dịp này cũng là thời điểm ban lãnh đạo công ty đưa ra những đường hướng phát triển hoặc công bố những dự án quan trọng trong năm tiếp theo.

Bạn cần xác định rõ mục đích của Tiệc cuối năm ở doanh nghiệp bạn là gì: Tổng kết đánh giá, Tuyên dương khen thưởng hay Tạo tinh thần đoàn kết cho cán bộ nhân viên trong công ty,…

Xác định được mục đích cụ thể bạn sẽ xây dựng được kịch bản chương trình hiệu quả nhất.

2.     Lựa chọn chủ đề

Sau khi đã xác định được mục đích tổ chức Tiệc cuối năm, việc tiếp theo bạn cần làm là lựa chọn chủ đề cho buổi tiệc sao cho ăn khớp với mục đích tổ chức nhất.

Một bữa tiệc gồm: Đọc báo cáo tổng kết năm cũ, Trao thưởng cá nhân xuất sắc, ca nhạc, trò chơi, .. diễn ra theo đúng khuôn mẫu như thế thì sẽ không tạo sự hứng khởi cho người tham dự. Nhưng nếu ngay từ đầu các bạn đã xây dựng được một chủ đề xuyên suốt để toàn bộ các phần nhỏ trong chương trình đi theo đúng chủ đề đã chọn thì hiệu ứng chương trình bạn đem lại sẽ hoàn toàn khác.

Chủ đề có thể được lựa chọn dựa trên ngành nghề kinh doanh hoặc văn hóa công ty bạn cũng có thể dựa vào độ tuổi nhân sự trong doanh nghiệp để lựa chọn chủ đề phù hợp nhất với tất cả mọi người

–         Nếu công ty bạn làm về lĩnh vực phân phối sản phẩm thời trang, bạn có thể tổ chức Tiệc cuối năm kèm với một xu hướng thời trang mà doanh nghiệp bạn đang xây dựng

–         Nếu công ty của bạn làm về lĩnh vực dịch vụ, chăm sóc khách hàng bạn có thể lấy chủ đề “Nụ cười” – hình ảnh đại diện cho thái độ lịch sự, thân thiện, sự tận tâm phục vụ đối với khách hàng.

–         Nếu công ty của bạn chủ yếu là người trẻ tuổi các bạn có thể lựa chọn các chủ đề Trend, sôi động hơn như: Cướp biển, EDM, Truy tìm kho báu,…

Khi bạn đã xác định được chủ đề cụ thể cho buổi tiệc của mình thì các bước tiếp theo sẽ bám sát chủ đề để thực hiện. Từ việc trang trí, thực đơn cho bữa Tiệc, phần thưởng,…..

3. Ngân sách cho chương trình

Đây có lẽ là phần mọi người thường không hay nghĩ đến đầu tiên khi tổ chứa sự kiện nhưng ngân sách là phần đặc biệt quan trọng trong khâu tổ chức tiệc cuối năm.

Sau khi xác định được chủ đề xuyên suốt bạn không nên bắt tay vào việc lên ý tưởng luôn mà cần xem nguồn ngân sách công ty có thể chi trả cho bữa tiệc này là bao nhiêu, tránh việc ngân sách và ý tưởng xây dựng không ăn khớp bạn sẽ phải làm lại mọi thứ từ đầu.

Việc điều tiết ngân sách một cách hợp lý cũng góp phần quan trọng cho việc thành công của một buổi tiệc. Bạn cần liệt kê tất cả các hạng mục đi kèm với chi phí. Cần xác định hạng mục nào thực sự cần, hang mục nào không nhất thiết phải có. Tránh tình trạng lãng phí không cần thiết

4.     Lên danh sách khách mời và phân bổ nhân sự

Khách mời cho Tiệc cuối năm ngoài Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ nhân viên của công ty có thể là khách hàng thân thiết và các đối tác quan trọng. Tùy thuộc vào mục đích tổ chức và nguồn ngân sách cho phép như thế nào bạn có thể lập danh sách và có kế hoạch mời khách sớm.

Dù bạn đã có một kế hoạch chương trình cụ thể nhưng nếu việc sắp xếp nhân sự chưa hợp lý thì việc điều phối chương trình diễn ra trôi chảy cũng sẽ rất khó khăn. Đối với nhân sự bạn càng chi tiết các công việc cho mọi người cần làm gì, vào thời điểm nào càng tốt. Nếu cần sự kết hợp của nhóm tại 1 thời điểm thì bạn nên lựa chọn 1 người làm Leader sẽ chịu trách nhiệm chính đối với các công việc được giao của nhóm

5.     Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc nhiều nhất vào 3 yếu tố: Chủ để, Ngân sách và Số lượng khách tham dự.

Sau khi đã phân tích được 3 yếu tố trên thì bạn có thể lựa chọn thuê hội trường tổ chức tiệc cuối năm hoặc tổ chức tiệc cuối năm tại hội trường của công ty. Những điều cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp:

+ Không gian phù hợp. Dựa trên số lượng  khách tham dự bạn nên chọn những địa điểm có diện tích vừa phải, để mọi người thoải mái hoạt động nhưng cũng không quá rộng dẫn đến loãng chương trình.

+ Trang trí: Bạn có thể tạo điểm nhấn cho bữa Tiệc cuối năm của công ty mình qua việc trang trí hội trường tổ chức sự kiện. Phần trang trí nên đi theo chủ đề xuyên suốt của bữa Tiệc.

+ Vị trí: Bạn có thể lựa chọn một khu resort đẹp, không gian thoáng đãng dời xa trung tâm thành phố nếu công ty bạn kết hợp giữa Tiệc cuối năm và nghỉ dưỡng cho cán bộ nhân viên nhưng nếu bạn chỉ định tổ chức một bữa tiệc vào một buổi tối trong tuần thì chúng tôi nghĩ bạn nên lưu ý đến vấn đề vị trí. Chắc chắn sẽ rất khó đầy đủ khách mời tham dự nếu địa điểm bạn lựa chọn ở quá xa trung tâm hoặc công ty của bạn. Hãy lấy công ty bạn là trung tâm, vị trí tuyệt vời nhất là trong vòng bán kính 5km xung quanh công ty của bạn. (Tất nhiên trừ trường hợp công ty của bạn ở một khu công nghiệp hẻo lánh) 😀

Mọi người thường muốn tổ chức các bữa Tiệc ngoài trời để có thể thoải mái hoạt động nhưng bạn cũng nên dự trù vấn đề thời tiết. Ví dụ nếu bạn ở Hà Nội, việc tổ chức sự kiện ngoài trời vào thời điểm tháng 12 tôi nghĩ cũng không được khả quan cho lắm.

Cá nhân tôi đánh giá đây có lẽ là kim chỉ nam của một sự kiện. Nếu bạn đã chuẩn bị rất tốt các phần ở trên rồi nhưng lại bỏ bẵng kịch bản cho cậu nhân sự mới vào làm chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện lo phần này thì tôi nghĩ chắc chắn bữa Tiệc của bạn sẽ bị Fail…

6.     Xây dựng kịch bản chương trình

Ngoài việc xây dựng kịch bản chi tiết, không bỏ sót các phần nào theo kế hoạch đã lập ra. Bạn cần tạo điểm nhấn cho kịch bản như: Nội dung có sáng tạo không, chương trình có đi đúng chủ đề không, hay hơn năm cũ không, …

Một điều đặc biệt quan trọng trong khâu xây dựng kịch bản là bạn cần kết hợp phân chia hợp lý các nhân sự liên quan đảm bảo chương trình chạy xuyên suốt và không có thời gian trống.

7.     Tạo điểm nhấn

Không khí vui tươi, thân mật, đầm ấm là điều cần duy trì trong suốt thời gian diễn ra bữa tiệc. Tất cả những người tham gia, từ lãnh đạo đến nhân viên công ty, trong thời điểm chia tay năm cũ này, phải được đảm bảo có cơ hội tận hưởng những giây phút thực sự vui vẻ, thoải mái, đôi khi là bùng nổ và cuồng nhiệt. Nhưng thứ khiến ấn tượng về bữa tiệc được lưu lại lâu hơn, sâu sắc hơn trong lòng mọi người chính là những thứ lắng đọng, gây xúc động.

Đó có thể là chia sẻ tâm tư, cho thấy sự quan tâm chân thành dành cho nhân viên, sự toàn tâm toàn ý cho sự phát triển chung của một trong những lãnh đạo công ty. Đó có thể là câu chuyện cảm động về hoàn cảnh và mối tình của một cặp đôi nên duyên nhờ trở thành nhân viên công ty.

Hay đơn giản hơn là những tâm sự nho nhỏ từ các nhân viên, kể cả nhân viên vệ sinh, bảo vệ về điều họ đã làm được trong năm qua và ước mơ cho năm mới… được tổng hợp trong một đoạn clip… Nếu bạn làm được những điều này, chắc chắn bạn đã có một bữa tiệc tất niên thành công.


– Bạn có thể cần lưu tâm tới cả lượng tiêu thụ đồ uống có cồn và đảm bảo đã lên kế hoạch vận chuyển hợp lý những nhân viên bị say xỉn (nếu có, như cử người đưa về nhà, thuê taxi…)
Lưu ý:

– Do mỗi người một khác nên buffet có lẽ là lựa chọn ăn uống hợp lý dành cho tiệc cuối năm.

– Nếu không thể nghĩ ra các phần thưởng cụ thể trong các trò chơi, bạn có một lựa chọn đơn giản và an toàn là phiếu mua sắm.

– Chọn một người dẫn chương trình duyên dáng, lối ăn nói chừng mực và thu hút, tránh sự quá lố, kệch cỡm.

ST

Cách lựa chọn hội trường tổ chức tiệc tất niên
5 (100%) 2 votes

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *