Cuộc họp xưa nay vốn luôn đem lại áp lực và đốt cháy nhiều thời gian làm việc của dân văn phòng. Nhưng, sự thật có phải hội họp đáng sợ như vậy không? Làm sao để việc họp hành đạt được ý nghĩa và hiệu quả nhanh nhất. Chắc hẳn sẽ có cách để bạn nhẹ nhàng hơn mỗi khi phải đối mặt với họp.
Ngay bây giờ, chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn 5 cách để có cuộc họp thành công và hiệu quả. Đảm bảo rằng bạn sẽ luôn có được những cuộc họp và buổi trò chuyện nhóm vô cùng hiệu quả và ý nghĩa. Hãy cùng đọc ngay nhé!
5 Cách để có cuộc họp thành công
1. Xác định rõ ràng mục tiêu/ chủ đề
Sẽ thật nhàm chán và mất thời gian nếu như khách mời của bạn không biết mục tiêu và chủ đề của buổi họp là gì . Vì vậy, trước khi đề xuất ra cuộc họp bạn hãy liệt kê những mục tiêu/ chủ đề mà bạn muốn ra quyết định. Điều này không chỉ giúp khách mời tham dự chuẩn bị được kỹ càng và có được những nội dung thảo luận chi tiết nhất. Bên cạnh đó, người mời tham dự sẽ có cái nhìn đúng đắn và cảm thấy mức độ cấp bách của vấn đề. Hãy gửi nội dung chủ đề trước ít nhất 24h để giúp họ có thể sắp xếp và mang những ý tưởng hữu ích nhất vào buổi họp.
2.Liệt kê đối tượng cuộc họp
Chắc chắn, bạn không còn lạ lẫm với hình ảnh những nhân sự ngơ ngác mang sổ bút đến dự họp hành. Họ bắt đầu ngơ ngác và không hiểu mình nên bắt đầu từ đâu. Họ cảm thấy chuyên môn của mình không đóng góp được gì cho chủ đề đang cần thảo luận. Nếu không phải là trải nghiệm hay hoàn cảnh có liên quan đến công việc. Đây thật sự là trường hợp gây mất thời gian, bối rối tâm lý. Và đáng báo động trong mọi tổ chức.
Do đó, là người đứng đầu cuộc hộ, bạn hãy tìm nhưng sự liên quan và thích hợp trước khi gửi gmail yêu cầu nhân sự tham gia cuộc họp. Điều này cũng sẽ không mang đến cảm giác ngao ngán cho thành viên khi ngồi họp. Thông thường, một nhóm người họp thường có khoảng 5-7 người là hiệu quả nhất. Nếu như số lượng người tham dự trở lên quá đông cũng sẽ gây ảnh hưởng tới các thành viên. Trong khi đó, họ không có những ý tưởng gì có lợi cho buổi họp. Mà ngược lại, còn tạo ra nhiều luồn ý kiến trái chiều gây lan man và khó kiểm soát chủ đề.
3. Không trễ giờ họp
Dù bạn là người tham dự hay người tổ chức ra cuộc họp cũng đừng quên rèn cho mình thói “đúng giờ giấc”. Đừng bao giờ trễ giờ họp cũng như chờ đợi ai. Nên đúng giờ và bắt đầu cuộc họp “vào việc” ngay như trong lịch trình thông báo. Điều này, sẽ giúp cho sếp hay ban tổ chức cuộc họp cảm thấy được tôn trọng. Đồng thời, những ai đến muộn họ sẽ cảm thấy ái ngại và sẽ không để tiếp tục trường hợp như vậy vào lần sau.
Họp đúng giờ quan trọng bao nhiêu thì kết thúc đúng giờ cũng quan trọng như vậy. Đừng dễ dãi và kéo dài cuộc họp quá lâu nếu như vấn đề đã được giải quyết. Là một người tổ chức chuyên nghiệp bạn hãy ước chừng số lượng thời gian cần thiết đủ cho cuộc họp, điều phối sự tương tác trong quá trình cuộc họp được diễn ra. Là người tham dự, bạn cần có trách nhiệm để bày tỏ quan điểm ngắn gọn, đúng mục tiêu, chủ đề một cách giá trị.
Theo kinh nghiệm chia sẻ đến từ các chuyên gia, thời gian mặc định outlook và google sẽ là 60 phút. Hãy cố gắng gói gọn cuộc họp trong phòng 30-45 phút.
4. Bám sát mục tiêu/ chủ đề họp
Như đã nói ban đầu, thư mời họp luôn cần phải đi kèm với agenda cụ thể. Và khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát theo các chủ đề thảo luận.
Có rất nhiều trường hợp do thảo luận quá sôi nổi, hay do người tham dự vướng nhiều bận tâm dẫn đến họp hành bị chênh lệch so với mục tiêu đề ra ban đầu. Lúc này, người tổ chức hãy khéo léo cắt bớt những yếu tố gây ảnh hưởng. Đồng thời, nhắc mọi người tập chung vào mục đích chính.
Với doanh nghiệp nào cũng vậy, thường có nhiều kế hoạch và vấn đề xử lý nhưng chưa tìm được định hướng giải quyết. Do đó, hãy bắt đầu xây dựng sự chuyên nghiệp ở mọi lúc, mọi thời điểm theo phương châm “đúng lúc – đúng người – đúng việc”.
5. Tổng kết cuộc họp
Một cuộc họp có ý nghĩa và thành công là khi đã tổng kết được nội dung, giải quyết được vấn đề. Mọi cuộc họp khi chưa giải đáp được thắc mắc đều trở thành vô nghĩa.
Thuê phòng họp tổ chức cuộc họp tại Vplace
Nếu như bạn đang có nhu cầu tìm thuê phòng họp tổ chức cuộc họp tại khu vực Hà Nội thì Vplace chắc chắn là đơn vị bạn khó có thể bỏ qua.
Chỉ với mức giá khoảng từ 199k/ giờ, cho thuê phòng họp tại Vplace có thể đáp ứng mọi nhu cầu cho doanh nghiệp/ tổ chức của bạn
- Địa điểm đắc địa: Đặt tại tòa nhà văn phòng hiện tại với 5 cơ sở, trong đó 25T2 Nguyễn Thị Thập là địa điểm chính
- Sức chưa linh hoạt: Hệ thống phòng họp tại Vplace có sức chứa linh hoạt từ 5-400 người tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của khách hàng
- Đa dạng mục đích sử dụng: Phòng họp Vplace là nơi lý tưởng để các doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp khác như: ký kết hợp tác, hội thảo, hội nghị
- Không gian trang trọng: Được thiết kế theo phong cách sang trọng, hiện đại, bắt kịp xu hướng, hoàn toàn yên tĩnh
- Trang thiết bị: Được trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ quá trình họp: máy chiếu độ phân giải cao, tivi, loa micro, bút, giấy, bảng viết….
- Miễn phí Internet tốc độ cao: Đến Vplace bạn có thể sử dụng miễn phí internet tốc độ cao và luôn được đội ngũ kỹ thuật hỗ trơ 24/7
- Đa dạng dịch vụ đính kèm: Ngoài những dịch vụ phổ biến như Teabreak, hội trường Vplace còn cung cấp dịch vụ cho thuê laptop, cho thuê phòng máy tính, hỗ trợ đặt chỗ nghỉ ngơi, tìm quán nước, dịch vụ in ấn backdrop – standee theo yêu cầu….
Trên đây là 5 cách mà hội trường Vplace đã chia sẻ tới bạn để có một cuộc họp thành công. Chúng tôi tin rằng nếu bạn áp dụng triệt để doanh nghiệp bạn sẽ tăng năng suất và tập thể sẽ không còn sợ hãi mỗi khi nhắc tới hội họp.
Đứng trước hàng ngàn những sự lựa chọn nhưng chắc hẳn với mức giá ưu đãi cùng hàng loạt tiện ích mà Vplace mang đến. Chắc chắn đây sẽ là đơn vị cho bạn nhiều trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ tại đây. Nếu như bạn đang lo lắng về địa điểm nào chất lượng, hãy nhanh tay nhấc máy lên gọi điện thoại tới chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn chi tiết với mức giá siêu ưu đãi trong tháng 3 nhé.
Hotline: 0981.808.029 – 024.35574.077