Hội thảo là sự kiện phổ biến hiện nay với nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hội thảo đòi hỏi phải trải qua nhiều hạng mục chuẩn bị và kế hoạch triển khai tinh tế để hội thảo diễn ra suôn sẻ và chính xác. Vậy tổ chức hội thảo như thế nào để hiệu quả nhất, hãy tham khảo 7 bước tổ chức chương trình hội thảo thật chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp dưới đây để bạn có được một buổi hội thảo thành công ngoài mong đợi nhé
1. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Yếu tố thành công nhất của buổi hội thảo chính là khách hàng, vậy nên nếu xác định sai đối tượng khách hàng thì buổi hội thảo của bạn sẽ không mang lại kết quả như mong đợi. Để xác định được đối tượng khách hàng thì doanh nghiệp cần phải hiểu được sản phẩm của mình. Từ đó vẽ ra được chân dung khách hàng mục tiêu như:
- Giới tính
- Độ tuổi
- Công việc
- Sở thích
- Mức thu nhập
- Khu vực sinh sống
- Tình trạng hôn nhân…
Ví dụ: Sản phẩm hoa khô cần hướng đến:
- Các chị em phụ nữ làm công việc văn phòng
- Độ tuổi từ 22 – 50
- Sống ở các thành phố lớn
2. Xác định thời gian tổ chức hội thảo
Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần hoặc vào buổi tối do lúc đó khách hàng của bạn mới có thời gian rảnh đến tham dự, hoặc đối với hội thảo tổ chức chủ yếu có các khách mời tỉnh lẻ thì việc tổ chức vào cuối tuần là bắt buộc
Ngoài ra Quý công ty, doanh nghiệp cũng nên lưu ý thời điểm thuận tiện cho việc di chuyển. Để tránh các yếu tố về giao thông thì khung giờ hợp lý nhất để tổ chức sự kiện là
- 8h – 11h sáng
- 13h – 16h chiều
- 19h – 22h tối
3. Xác định địa điểm diễn ra chương trình hội thảo
Địa điểm diễn ra hội thảo cũng là yếu tố quan trọng không thể thiếu cho thành công của buổi hội thảo. Vậy để xác định được địa điểm tổ chức hội thảo, quý khách cần lưu ý những điều sau:
Số lượng khách tham dự
Tùy vào số lượng người tham gia hội nghị để lựa chọn những địa điểm phù hợp. Không gian quá lớn sẽ khiến khách mời khó theo dõi; không khí của hội nghị hội thảo bị loãng. Không gian quá nhỏ sẽ ảnh hưởng đến sự thoải mái của người tham gia. Ngoài ra việc tìm địa điểm nên chọn tại các quận trung tâm TP bạn định tổ chức, giao thông thuận lợi, có khu vực gửi xe cũng như các tiện ích thuận tiện xung quanh
Số lượng khách từ 50 – 300:
- Các trung tâm tổ chức hội thảo, hội nghị vừa và nhỏ
- Địa điểm nên chọn các quận trung tâm TP
Số lượng khách từ 300 – 500:
- Các trung tâm tiệc cưới, trung tâm hội nghị
- Phòng họp và khách sạn 3 – 4 sao
Số lượng khách từ 700 – 1000 hoặc hơn:
- Khu resort
- Khách sạn 5 sao
- Nhà hàng sân vườn
Chi phí tổ chức
Quý khách cần hoạch định được chi phí để có thể xác định đúng quy mô của sự kiện.
Thông thường nếu có thuê các bên tổ chức sự kiện; các trung tâm sự kiện sẽ có phần báo giá chi tiết để quý khách đo lường và cân đối.
- Mức giá dao động tại các khách sạn 5 sao:
800.000 – 1.000.000 VND/ 1 người/ 1 ngày
- Tại các khách sạn 4 sao trở xuống, quý khách có thể thuê:
300.000 – 500.000 VND/ 1 người/ 1 ngày
Hoặc 8.000.000 – 10.000.000 VND/ 1 phòng / 1 ngày (sức chứa dưới 100 khách)
- Tại các trung tâm tổ chức hội nghị hội thảo
100.000 – 200.000 VND/1 người/ 1 ngày
4. Xây dựng chương trình hội nghị khách hàng
Kịch bản quy trình tổ chức hội thảo – hội nghị tri ân khách hàng gồm kịch bản sơ lược và kịch bản chi tiết.
Kịch bản sơ lược
Bao quát hết tất cả mọi sự kiện diễn ra xuyên suốt chương trình.
Gồm có:
- Các hạng mục, phần, các tiết mục trình diễn
- Thời gian các hạng mục
Thường được quản lý bởi người điều hành sự kiện và các bộ phận âm thanh ánh sáng để phối hợp đảm bảo các khâu diễn ra đúng kịch bản.
Kịch bản chi tiết
Kịch bản chi tiết gồm:
- Các lời nói, dẫn dắt của MC
- Công việc cho các ekip, bố trí thời gian cụ thể…
Kịch bản không tốt có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu:
- Khách hàng cảm thấy buồn chán
- Không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ
- Khách mời không hiểu được thông điệp
- Hiệu quả chuyển đổi không cao
Kịch bản cần thể hiện được:
- Phần nào diễn trước, diễn sau
- Điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng
- Thông điệp truyền đạt tới khách hàng là gì
5. Chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức, phân công, điều phối công việc
Lập kế hoạch tổ chức, phân công cho các thành viên
- Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người.
- Kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên.
- Xem xét cẩn thận, chu đáo từng công việc cần được chuẩn bị.
- Đưa ra checklist cụ thể.
Phân bổ các nhóm nhân sự hợp lý
Nhóm tiền kỳ phụ trách đối ngoại gồm:
- In thư mời cho khách hàng
- Xem xét địa điểm
- Xin giấy phép…
Nhóm phụ trách hậu cần:
- Setup hội trường
- Sắp xếp quà tặng, phương tiện đi lại…
- Kiểm tra thiết bị
Nhóm phụ trách việc đón khách:
- Lễ tân đón khách
- Đưa khách vào hội trường…
- Sắp xếp vị trí
- Hỗ trợ khách mời
Bố trí không gian tổ chức
- Khẩu hiệu chào mừng tại cửa ra vào, nơi đón tiếp
- Banner sự kiện
- Backdrop sân khấu
- Trang trí phòng hội nghị
- Hội nghị có quy mô lớn cần có bảng chỉ dẫn cụ thể cho khách hàng
Ngoài ra bạn còn có thể trưng bày sản phẩm của doanh nghiệp để tăng độ tiếp cận thương hiệu.
Các công việc cần chuẩn bị khác
- Ghi hình
- Đảm bảo thiết âm thanh, ánh sáng.
- Đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng, các tiết mục trình diễn khác…
6. Gửi thư mời cho khách mời hội thảo
Gửi thư mời là công việc dành cho nhóm đối ngoại. Nhưng trước khi gửi thư mời cần:
- Thống kê số lượng khách hàng để in giấy
- Gửi trước nhiều ngày
- Kiểm tra thông tin thư mời
- Lựa chọn thiết kế
Tuy nhiên với thời đại công nghệ số hiên nay, bạn cũng có thể gửi thư mời online cho khách hàng, cách làm này vừa tiết kiệm chi phí mà có thể dễ dàng xác nhận số lượng người đã nhận thành công. Lưu ý nên thiết kế thiệp mời online thật bắt mắt và đầy đủ thông tin nhé
7. Kết thúc chương trình hội nghị
Sau khi kết thúc chương trình, các doanh nghiệp nên có các phần quà lưu niệm gửi đến khách hàng. Quà tặng nên có logo doanh nghiệp và liên quan đến nội dung sự kiện.
Có thể ở thời điểm tham dự khách mời chưa có nhu cầu sử dụng dịch vụ, sản phẩm. Hãy lưu lại thông tin để tiến hành remarketing.
Các hình thức lấy thông tin bao gồm:
- Điền Form
- Đăng ký nhận Email
- Thẻ thành viên