Các sự kiện hội nghị, hội thảo thường mang đặc thù là kêu gọi người tham dự, không giống như những event cộng đồng khác, hội thảo giới hạn số lượng và đối tượng tham gia, cũng chính vì điều này mà sự có mặt của người tham dự là rất quan trọng bởi vì nó liên quan đến nhiều yếu tố như kinh phí, địa điểm, diễn giả,…Làm cách nào để nhiều người đến sự kiện hội nghị, hội thảo của bạn?
-
Thực hiện những cuộc gọi/email nhắc nhở
Thông thường, khi chúng ta mời khách tham dự sự kiện sẽ gửi thiệp mời cho họ rồi thôi, cho đến ngày diễn ra sự kiện. Nhưng để bảo đảm số lượng người tham gia được như dự kiến, ta nên lưu ý gọi điện thoại hoặc email để nhắc họ như một sự xác nhận về sự kiện diễn ra và cũng yêu cầu họ xác nhận về sự có mặt của họ trong sự kiện đó. Một lời mời trực tiếp bằng miệng sẽ tốt hơn là trên giấy tờ.
-
Tăng truyền thông trên mạng xã hội
Đăng bài viết tuyên truyền cho sự kiện lên các trang mạng xã hội như LinkedIn, Facebook và Twitter. Những người kết nối với bạn sẽ được thông báo. Khuyến khích các thành viên trong ban tổ chức của bạn cũng làm như vậy, nếu họ có một blog, yêu cầu họ chia sẻ liên kết sự kiện với các kết nối của họ, bạn bè và những người quan tâm. Bây giờ tất cả các kết nối của họ sẽ thấy rằng họ đã đăng ký. Bằng cách này bạn đã vượt ra ngoài mạng ngang hàng của bạn và mở rộng danh sách khách mời của bạn. Một lần nữa, sử dụng báo cáo mà các trang web hiện nay đều có sẵn để giúp xác định những nơi tốt nhất để thúc đẩy sự kiện của bạn. Nếu bạn tham gia vào cộng đồng trực tuyến, chẳng hạn như các diễn đàn hoặc blog sẽ giúp ích nhiều hơn trong việc thúc đẩy sự kiện của bạn trong cộng đồng.
-
Làm những khảo sát về đề tài mong muốn tiếp theo trong các sự kiện
Ý kiến của những người tham gia đôi khi giúp ích rất nhiều trong việc hình thành ý tưởng cho sự kiện tiếp theo hoặc hoàn thiện quy trình tổ chức của bạn. Ví dụ với một cuộc hội thảo chuyên đề, một số người thích các cuộc hội thảo vào buổi sáng, và những người khác thích chương trình vào buổi chiều. Một số thích ngày thứ 7, số khác lại thích sự kiện tổ chức vào ngày chỉ nhật,…. Trong cuộc khảo sát ý kiến phản hồi của bạn, sẽ giúp tìm ra những người tham dự của bạn muốn gì và những gì sẽ có ích với họ, từ đó bạn có thể đi theo và thực hiện để thành công hơn.
-
Sáng tạo trong tổ chức
Những sự kiện độc đáo sẽ thu hút người tham gia hơn, mà đôi khi đơn giản chỉ là thay đổi kết cấu của chương trình một chút, như là tăng thêm tính tương tác cho mỗi sự kiện, giúp mọi người kết nối tốt hơn. Hoặc thay cho cách tặng quà doorgift hay awaygift thông thường là cách tặng quà độc đáo dành cho mỗi người tham dự. Chỉ cần có sự khác biệt thì bạn dễ dàng lôi kéo người khác tham gia sự kiện của mình.
-
Mời những diễn giả nổi tiếng
Một cách thành công để tăng số lượng người tham dự sự kiện là có một khách mời nổi tiếng, đặc biệt là nếu họ làm việc trong cùng ngành hoặc ngành công nghiệp mới nổi. Hãy xem xét việc có một MC, những người sẽ được tương tác và giải trí. Hãy nhớ rằng sự tham dự của sự kiện của bạn có liên quan đến chất lượng của các sự kiện trước đó bạn đã thực hiện.
-
Chọn địa điểm hợp lý
Địa điểm rất quan trọng với việc tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo, có thể chủ đề sự kiện của bạn hấp dẫn nhưng nơi tổ chức quá xa hoặc không thuận tiện cũng là một yếu tố làm giảm số lượng người tham dự. Chọn địa điểm nên lưu ý về cách sắp xếp bàn ghế, cách tổ chức phục vụ và thậm chí là cả nơi để xe (ví dụ phải gửi xe bên đường hay gửi xe xa rồi đi bộ lại sẽ bất tiện hơn gửi xe tại chỗ). Vấn đề này bạn có thể tham khảo tại Hội trường Vplace
-
Lắng nghe ý kiến trong hội thảo
Lắng nghe nhu cầu của những người tham gia và những ý kiến đóng góp của họ, có thể chúng nhiều và trùng lặp, nhưng giữa một rừng thông tin rác chúng ta vẫn có thể gạn lọc ra thông tin vàng, vậy thì không nên bỏ lỡ cơ hội được lắng nghe. Người ta có câu “chúng ta có hai tai và một miệng, chúng ta nên lắng nghe nhiều hơn hai lần chúng ta nói chuyện”
- Tăng cường giao tiếp trước và trong sự kiện Sử dụng các công cụ để thúc đẩy sự kết nối lẫn nhau trước và trong sự kiện. Nhu cầu mở rộng quan hệ là tiềm tàng với mọi người, nếu bạn cho họ nhiều cơ hội tiếp cận và mở rộng quan hệ thì họ sẽ rất mong muốn tham gia vào sự kiện. Bạn có thể sử dụng những người kết nối để kết nối họ với nhau dễ dàng hơn, tạo điều kiện cho người tham gia có nhiều cơ hội giao lưu,…
-
Làm các chiến dịch Viral marketing hiệu quả
Đăng một bài chi tiết về sự kiện trên trang web công ty của bạn, gửi email mời, thúc đẩy các sự kiện trong blog của bạn và gửi newsletter. Thêm một dòng trong chữ ký email của bạn với một liên kết đến trang web của sự kiện tuỳ chỉnh của bạn.
Ngoài ra, việc thực hiện các chiến dịch viral marketing cũng rất quan trọng. Xem lại báo cáo từ các trang web để giúp xác định những nơi nào là tốt nhất để thúc đẩy sự kiện của bạn. -
Tận dụng các mối quan hệ xã hội của mình
Các mối quan hệ xã hội cũng là một yếu tố góp phần làm tăng số lượng cho một sự kiện. Hãy tạo điều kiện để mọi người có thể tham dự một sự kiện dễ dàng hơn khi một người nào đó được phép mang theo một khách mời hoặc quan hệ kinh doanh. Hãy nhắc họ về buổi hội thảo của bạn chứ đừng cho rằng họ nhớ và họ tự động đến.