Trong hội thảo thì việc lựa chọn đơn vị cho thuê hội phòng hội thảo là quan trọng nhất. Và bạn đang cần lên kế hoạch chi tiết cho một sự kiện hội thảo sắp diễn ra? Bạn không biết quy trình tổ chức hội thảo bắt đầu từ đâu và như thế nào. Hôm nay tôi sẽ đưa ra các bước giúp bạn tổ chức hội thảo hiệu quả và thành công mà bạn nên tham khảo.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp với quy mô
Tổ chức hội thảo là một trong những sự kiện quan trọng. Với mục đích nhằm quảng bá sản phẩm và thúc đẩy thương hiệu với mỗi đơn vị tổ chức. Do tính chất và số lượng khách mời của mỗi buổi sự kiện khác nhau nên việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần phải lựa chọn cẩn thận và tỉ mỉ với đặc thù của buổi sự kiện đó.
Quy mô hội thảo là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Đối với hội thảo có quy mô nhỏ. Đặc biệt là các hội thảo chuyên môn, mang tính đặc thù là số lượng khách mời ít hơn 100 người nên việc lựa chọn địa điểm hội thảo cũng đơn giản. Với hội thảo nhỏ như vậy, địa điểm tổ chức cũng rất phong phú chúng ta có thể tổ chức tại ngoài trời hoặc trong hội trường nhỏ.
Với các hội thảo lớn như các buổi offline hoặc ra mắt sản phẩm mới ( ra mắt ôtô mang thương hiệu Việt của tập đoàn VinGroup), … Thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức phải thật cẩn thận và phù hợp. Địa điểm tổ chức cho các buổi sự kiện như vậy thì bắt buộc phải tổ chức quy mô ngoài trời rộng rãi hoặc các nơi có hội trường lớn.
Do xã hội đang từng bước phát triển việc đô thị hoá cũng được đẩy mạnh, suy ra đường xá của các thành phố lớn rất phức tạp và khó tìm nên bạn cần phải lựa chọn đỉa điểm tổ chức địa điểm dễ tìm và thuận tiện cho việc đi lại cho khách mời.
Dựa vào quy mô sự kiện để lựa chọn diện tích phù hợp cho buổi hội thảo. Với những buổi hội thảo lớn bạn nên chọn địa điểm tổ chức có diện tích từ 1m2 đến 4m2 trên khách mời. Nếu chọn địa điểm tổ chức sự kiện quá nhỏ sẽ tạo ra cảm giác khó chịu cho khách mời.
Chương trình cần được lên kế hoạch chủ đề cụ thể.
Dù bạn đã thuê công ty tổ chức sự kiện hay bạn tự thực hiện thì việc lên kế hoạch cho chủ đề chương trình cũng rất quan trọng và được lên kế hoạch từ trước và đảm bảo tạo sự ấn tượng, tạo thu hút cho khách mời. Với nội dung của bài dẫn cần phải ngắn gọn, súc tích, có tính chất khái quát và gợi ý, đưa vào những vấn đề liên quan đến buổi thảo luận. Tránh các việc dẫn dắt lạc hướng chủ đề gây cho khách mời cảm giác khó chịu.
Mỗi chương trình đều cần phải có một chủ đề thống nhất, nó không chỉ là linh hồn của buổi sự kiện mà còn liên quan đến mục đích khi tổ chức sự kiện. Đồng thời nó còn là mục đích đế khách mời của bạn hướng đến tham dự sự kiện này. Chủ đề quan trọng nhưng việc tìm kiếm người dẫn dắt chủ đề đó cũng không kém phần quan trọng. Người dẫn chương trình cần phải ăn nói lưu loát và tự tin, gọn gàng bảnh bao, để tạo cho khách mời ấn tượng.
Thực hiện việc quảng bá cho hội thảo
Sự kiện của bạn dù được tổ chức rất chuyên nghiệp mà không có khách tham dự thì cũng uổng công. Khách mời là một yếu tố rất quan trọng trong buổi sự kiện, nên việc quảng bá sự kiện là vô cùng cần thiết. Trong xã hội hiện đại ngày nay thì việc quảng bá sự kiện vô cùng đơn giản. Ví dụ như: trên mạng xã hội, các truyền thông báo chí hoặc email… mà không cần mất chi phí.
Riêng với các buổi hội thảo lớn và có chi phí tham dự ở mức cao thì bạn cần nên sử dụng phương thức gọi điện trực tiếp mời họ tham dự và kèm theo gửi giấy mời. Đồng thời bạn cần phải cân nhắc thời gian quảng bá sự kiện không quá sớm và cũng không quá muộn.
Cách bố trí trang thiết bị phù hợp với buổi sự kiện
Tuy bạn tổ chức sự kiện đầy đủ nhưng mà bố cục của trang thiết bị của bạn phục vụ cho buổi hội thảo đó không đúng thì gây cho khách mời cảm giác khó chịu với họ. Vậy nên việc bố trí trang thiết bị phục vụ cho buổi sự kiện là vô cùng quan trọng. Các trang thiết bị bạn cần dựa vào diện tích hội trường mà lên bản thiết kế cho buổi hội thảo một cách tối ưu.
Trên đây là các bước lựa chọn đơn vị thuê phòng hội thảo sẽ giúp được phần nào đó cho bạn hiểu thêm và chuẩn bị chuyên nghiệp đến đâu để buổi hội thảo của bạn diễn ra thành công và tốt đẹp.