Tổ chức hội thảo – hội nghị thành công không phải là một chuyện đơn giản nếu bạn không có những bước chuẩn bị thật kỹ càng.
Để có một chương trình hội thảo thành công bạn cần phải làm tốt những công việc sau: Xác định rõ mục tiêu và đối tượng; lập một kế hoạch tổ chức chi tiết; tìm thuê được một địa điểm phù hợp, chuẩn bị và dự phòng những phát sinh trong quá trình tổ chức; kế hoạch khi kết thúc chương trình.
Hãy cùng Hội trường Vplace chia sẻ cách thức để tổ chức hội thảo – hội nghị thành công
Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người để tranh luận về những nội dung, chủ đề mà họ có chung sự quan tâm tại một địa điểm và thời gian đã định trước.
Chính vì vậy trước khi tổ chức hội thảo – hội nghị bạn cần xác định rõ mục tiêu của buổi hội thảo đó là gì? Đối tượng tham gia cuộc hội thảo là ai? Và địa điểm tổ chức là ở đâu?
Nếu có được một kế hoạch tốt, tất nhiên chương trình hội thảo – hội nghị đã thành công một nửa rồi. 50% thành công còn lại sẽ phụ thuộc vào quá trình tổ chức và kế hoạch kết thúc chương trình hội thảo – hội nghị của bạn.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị và lập kế hoạch tổ chức hội thảo
Trong giai đoạn này để có được sự chuẩn bị tốt nhất và một kế hoạch chi tiết nhất bạn cần chú ý đến 4 điều sau:
1. Xác định mục tiêu
.Mỗi một hội nghị luôn có mục đích riêng. Ví dụ như:
- Bạn muốn thay đổi cách thức tuyển dụng?
- Bạn muốn giới thiệu đến mọi người dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói có những tiện ích gì?
- muốn chia sẻ với các nhà quản lý phương pháp quản lý hiệu quả hơn?
Rất nhiều hội nghị chỉ là sự lãng phí thời gian, bởi người tổ chức không có mục tiêu rõ ràng, cuộc thảo luận không có trọng tâm. Nếu bạn không thể xác định mục tiêu rõ ràng này, hội thảo của bạn sẽ không thể hấp dẫn người xem
2. Ai sẽ là người tham dự?
Khi đã xác định được mục đích của buổi hội thảo, bạn sẽ biết cần phải mời những ai đến tham dự. Ví dụ: Nếu mục tiêu của hội thảo là phát triển giải pháp chi tiết cho một vấn đề, có thể bạn sẽ chỉ muốn có ít hơn 10 người quan trọng nhất đến tham dự hơn. Nếu mục tiêu của bạn là thành lập doanh nghiệp, bạn có thể mời một nhóm người lớn và chia thành nhiều nhóm nhỏ để thảo luận.
Sau đó, lập danh sách những người đó. Hãy cố gắng lập danh sách cụ thể nhất, nhưng cũng để trống một vài vị trí, đề phòng trường hợp có điều gì đó thay đổi vào phút chót.
Hội thảo được tổ chức tại hội trường cho thuê của VPLACE 3. Chọn địa điểm thích hợp
Số lượng người bạn đang muốn mời đến dự buổi hội thảo của mình sẽ quyết định diện tích phòng họp mà bạn cần.
Nếu bạn đang băn khoăn tìm kiếm một địa điểm thích hợp để làm nơi tổ chức hội thảo, có thể Hội trường VPLACE là lựa chọn phù hợp với bạn.
VPLACE là một trong những đơn vị đầu tiên tại Hà Nội làm dịch vụ cho thuê hội trường. Với hơn 10 năm xây dựng và phát triển từ 2 -3 phòng cho thuê đến nay chúng tôi đã có một hệ thống phòng hội trường cho thuê tại 4 địa điểm chính. Cùng với đó hàng loạt các dịch vụ đi kèm nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu của quý khách hàng. Chúng tôi không chỉ có ưu điểm về chất lượng dịch vụ phòng, không gian hội trường mà còn có ưu điểm về kinh nghiệm về cho thuê và tổ chức các sự kiện.
Các phòng hội thảo cho thuê với sức chứa linh hoat từ 30 chỗ – 50 chỗ – 80 chỗ – 100 chỗ – 150 chỗ – 200 chỗ – 300 chỗ đến 500 chỗ đáp ứng được tất cả mọi yêu cầu của khách hàng khi hội họp, đào tạo, hội thảo. Tất cả phòng hội trường đều được trang bị đầy đủ trang thiết bị như: Mic không dây, hệ thống loa , máy chiếu, màn chiếu hiện đại, bảng viết, điều hòa, wifi, khăn trải bàn, ghế nệm sang trọng, rèm cách âm và các thiết bị phục vụ hội thảo khác theo yêu cầu của khách hàng. Đồng thời luôn có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp hỗ trợ trong thời gian sử dụng.
Phòng hội trường cho thuê tại VPLACE có ưu điểm là linh hoạt trong mục đích sử dụng. Quý khách hàng có thể thuê để tổ chức các sự kiện như hội nghị, hội thảo, đào tạo, workshop, traning, triển lãm, sinh nhật, thi tuyển,….và rất nhiều các sự kiện khác nữa. Ngoài ra chúng tôi còn có dịch vụ cho thuê phòng họp, cho thuê nhân sự tổ chức sự kiện và set up hội trường theo các chủ đề của sự kiện.
Với không gian phòng hội trường LINH HOẠT – HIỆN ĐẠI – ĐA DẠNG chúng tôi luôn mong muốn đem đến cho quý khách hàng địa điểm tổ chức sự kiện chất lượng và phù hợp nhất.
