Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty.
Tổ chức sự kiện như thế nào?
a. Mục đích làm sự kiện
Mỗi sự kiện được tổ chức không chỉ tốn về “trí” mà còn tốn về “lực”, cả về sức người và sức của. Vậy nên sự kiện phải bắt nguồn từ một mục đích rõ ràng để thuận tiện cho khâu thiết kế, khâu triển khai và khâu đánh giá. Nhìn chung, có ba mục đích chính khi doanh nghiệp xây dựng một sự kiện: (1) Tăng nhận diện thương hiệu, (2) Tăng doanh số, (3) Tăng mức độ gắn kết. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần thực hiện 1 trong 3 điều này, thì tổ chức sự kiện chắc chắn là công cụ nên được chọn.
- Tăng nhận diện thương hiệu
Ngày còn đi học, bạn còn nhớ những ly sữa Milo nóng hổi được phát miễn phí tại sân trường không? Chương trình phát sữa của Milo tại nhiều trường học ngày ấy đã khiến màu xanh thương hiệu in đậm trong tâm trí học sinh và phụ huynh, góp phần giúp Milo trở thành thức uống lúa mạch được yêu thích sau này.
- Tăng doanh số
Thay vì thuyết phục người mua trực tuyến qua các kênh online, nhờ sự kiện, nhãn hàng có thể tương tác trực tiếp với khách hàng, nhờ đó mà khả năng “chốt sale” được đẩy mạnh hơn. Trong những sự kiện khách hàng có thể dùng thử sản phẩm, khách hàng sẽ dễ thực hiện “impulse purchase” (quyết định mua hàng ngoài kế hoạch) hơn so với việc đọc quảng cáo trên các kênh khác. Các buổi workshop, học thử của các trung tâm Tiếng Anh là ví dụ điển hình cho mục đích này.
- Tăng mức độ gắn kết
Khi được tương tác trực tiếp với nhãn hàng, khách hàng không chỉ tăng độ nhận diện về nhãn hàng và mức độ gắn kết cũng được củng cố hơn. Một ví dụ quen thuộc về việc gắn kết nhãn hàng và khách hàng là chuỗi sự kiện countdown party của Heineken. Bằng việc tổ chức sự kiện đánh vào sự quan tâm của công chúng, Heineken đã thành công gắn thương hiệu của mình với hình ảnh năm mới.
b. Các bước tổ chức sự kiện
Để xây dựng một sự kiện, người tổ chức cần đi qua ba bước chính:
- Xác định mục tiêu
Bên cạnh bước cơ bản nhất là xác định mục tiêu của sự kiện, người tổ chức cũng cần xác định được loại hình sự kiện cũng như đối tượng hướng tới của sự kiện là ai. Bước đầu tiên này được coi là xương sống của sự kiện để phát triển các phần tiếp theo. Ví dụ một cửa hàng đồ chơi muốn tổ chức sự kiện trung thu sẽ cần xác định: (1) mục tiêu là tăng độ nhận diện thương hiệu, (2) loại hình là chương trình văn nghệ, (3) đối tượng hướng tới là trẻ em và phụ huynh trong khu vực.
- Lên chủ đề cho sự kiện
Sau khi có các gạch đầu dòng chính, người tổ chức cần đi sâu hơn bằng cách làm rõ thông điệp của sự kiện, thông điệp nhãn hàng gửi gắm qua sự kiện, cách truyền đạt thông điệp ấy như thế nào và sự kiện của mình có điểm gì nổi bật. Ví dụ chương trình trung thu của cửa hàng đồ chơi có thể được tổ chức dưới dạng cuộc thi văn nghệ của các bé thay vì chỉ múa lân như thông thường.
- Lập chương trình và kế hoạch chi tiết
Sau khi có dàn ý, người tổ chức cần thêm các chi tiết khác để có một bản kế hoạch chương trình hoàn chỉnh. Bản kế hoạch cần ghi rõ các đầu việc cần hoàn thành, các mốc thời gian để hoàn thành những việc ấy, người phụ trách của mỗi việc cũng như kế hoạch dự phòng,… Cửa hàng đồ chơi muốn tổ chức chương trình trung thu thành công cần có một đội ngũ thiết kế chương trình và đảm bảo chương trình được thực hiện đúng theo kế hoạch.
c. Các điểm cần lưu ý
Trong quá trình tổ chức sự kiện, người tổ chức cũng cần lưu ý một vài điểm như sau:
- Trải nghiệm
Mục đích chính của sự kiện là làm tăng trải nghiệm của người tham dự nên điểm ưu tiên hàng đầu của tổ chức event là để ý đến trải nghiệm của khán giả, khách mời, khách mời VIP. Một sự kiện dù có được tổ chức hoành tráng, công phu mà không đem đến được cho khách hàng những trải nghiệm tốt thì cũng không phải một sự kiện thành công. Ví dụ trong một buổi ra mắt sản phẩm, nhãn hàng quá tập trung nói về tính ưu việt trong khâu sản xuất mà quên mất làm rõ lợi ích sản phẩm mang đến cho khán giả là gì.
- Các kế hoạch
Nếu ý tưởng là linh hồn của sự kiện thì các kế hoạch chính là bộ khung khiến cho sự kiện được thành hình. Một vài kế hoạch người tổ chức cần phải có là timeline chi tiết, kế hoạch sân khấu, kế hoạch nhân sự (Ai? Làm gì? Ở đâu? Khi nào? Ai kiểm tra?), kế hoạch bảo quản hàng hóa, kế hoạch an ninh, an toàn, kế hoạch hậu cần,…
- Một vài lưu ý khác
Bên cạnh những lưu ý then chốt trong việc tổ chức sự kiện, người tổ chức cũng cần để ý một số chi tiết như branding đã đúng, đủ, bao phủ ở các vị trí quan trọng? Thật thiếu sót nếu như tổ chức sự kiện PR cho một nhãn hàng mà tên, logo của nhãn hàng lại bị che khuất. Bên cạnh đó người tổ chức cũng cần để ý đến thời gian tiền trạm cũng như kế hoạch truyền thông trước sự kiện nhằm tăng tính hiệu quả cho ngày sự kiện diễn ra.