Phòng hội thảo Hà Nội – Làm thế nào để có một hội thảo thành công.

 

Hầu hết các công ty, doanh nghiệp thành lập đều mong muốn công ty ngày càng phát triển và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, đằng sau sự thành công đó không phải công sức của riêng một cá nhân nào đó mà là sức mạnh của cả tập thể hợp lại, những cuộc hội thảo được coi là công cụ ưa dùng cho các công ty, doanh nghiệp với mục đích thu nhận những ý kiến đóng góp và phát huy của tập thể.

Nhưng có một điều mà ai cũng đã biết đó là không phải cuộc hội thảo nào được tổ chức cũng đều tạo được sức hút, đóng góp những ý tưởng của tập thể. Rất nhiều những hội thảo chỉ mang tính hình thức chưa nhận được sự quan tâm, chú ý từ mọi người như vậy vừa làm lãng phí cả về nhân lực, chi phí, thời gian mà kết quả đạt được lại không có. Vậy để phát huy được hết công năng của cuộc hội thảo, bạn có thể tham khảo những công đoạn mà phòng hội thảo chia sẻ dưới đây.

Kinh nghiệm thuê phòng tổ chức hội thảo
Kinh nghiệm thuê phòng tổ chức hội thảo

Công đoạn 1: Hoạch Định

Trước khi tổ chức cuộc hội thảo, ban tổ chức cần phải có kế hoạch và chuẩn bị trước đó thật tốt về các vấn đề như chủ đề và cách thức mục tiêu của hội thảo, thành phần tham dự, lựa chọn địa điểm, thời gian, lịch trình, ngân sách, nhân sự, công tác hậu cần…. Đây là công đoạn đầu tiên và nó có sức ảnh hưởng rất lớn đến thành công của một hội thảo. Vấn đề cần quan tâm nhất ở đây đó là mục tiêu cụ thể của hội thảo, để tạo được sự quan tâm và muốn tập thể đóng góp ý kiến thì cần phải nói rõ mục tiêu chính của cuộc hội thảo cụ thể là như thế nào để tất cả mọi người đều có thể nắm được.

Thuê phòng hội thảo tại Hà Nội
Thuê phòng hội thảo tại Hà Nội

Công đoạn 2: Trong quá trình thực hiện

Thông báo sự kiện: Mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều có thể lựa chọn những cách thông báo khác nhau tùy thuộc vào tính chất, quy mô của cuộc hội thảo.

Những cách thông báo thường được áp dụng để đưa thông tin về thông tin tổ chức của cuộc hội thảo như: dùng thư mời trực tiếp, thông báo trên các kênh thông tin đại chúng, quảng bá một cách rộng rãi Triển khai công tác hậu cần: Khâu chuẩn bị này mục đích cần quan tâm nhiều về cơ sở vật chất, dịch vụ phục vụ cho cuộc hội thảo bao gồm hội trường, bàn ghế, các thiết bị màn chiếu, âm thanh, ánh sáng, máy tính, máy chiếu, màn chiếu…thông tin tài liệu, hình ảnh trực quan  và các dịch vụ khác như đưa đón tận nơi, hỗ trợ phòng nghỉ, ăn uống, in ấn, đảm bảo tốt về vấn đề an ninh, dựa vào quy mô của hội thảo công tác hậu cần cần đưa ra những lựa chọn sao cho hợp lý để mang lại thành công của hội thảo.

Thực hiện lịch trình hội thảo bao gồm:

Tầm soát: Trước khi bắt đầu hội thảo người chịu trách nhiệm chính trong vấn đề này cần có công tác kiểm tra cẩn thận, tránh để những sai sót xảy ra làm ảnh hưởng đến thành công của sự kiện.

Điều hành hội thảo: Trong công tác này cần lưu ý kiểm soát tốt về mặt thời gian(không vượt quá thời gian đã quy định), hình thức thảo luận phù hợp, vấn đề tranh luận cần xoay quanh vào trọng tâm của hội thảo.

Tóm tắt kết quả: Phần cuối chương trình thường sẽ tổng kết lại những kết quả thông qua thảo luận và ghi nhận lại những ý kiến đóng góp từ tất cả mọi người, nếu có vấn đề như thành lập các nhóm công tác làm việc sau khi hội thảo kết thúc cần thông báo và thực hiện trước kết thúc hội thảo.

Làm sao để tổ chức hội thảo thành công?
Làm sao để tổ chức hội thảo thành công?

Công đoạn 3: sau khi thực hiện

Kết hợp thông tin diễn biến có trong hội thảo cùng với những ý kiến, đề xuất có thể đưa ra được mức độ thành công của hội thảo dựa trên mục tiêu cụ thể được đề ra trước đó. Những bản báo cáo này cần được gửi đến cho các cá nhân, tổ chức có liên quan thực hiện, trong bản báo cáo cần phải ghi rõ đầy đủ những thông tin về mặt nội dung, ai đảm nhiệm chính trong từng phần và hoàn thành trong khoảng thời gian bao lâu và kinh phí bỏ ra là bao nhiêu và địa điểm tại đâu….Nếu làm được những điều như vậy cuộc hội thảo sẽ phát huy trọn vẹn công năng và tỉ lệ thành công mang lại sẽ rất cao.

>> Xem thêm:

Các bước lựa chọn đơn vị thuê phòng hội thảo

Hội trường tổ chức sự kiện tháng 11

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Call Now Button