Trong thời buổi nền kinh tế phát triển hiện nay, việc tổ chức những cuộc họp là điều rất quen thuộc đối với mỗi doanh nghiệp. Một không gian họp sang trọng, lịch sự sẽ thể hiện thương hiệu, bộ mặt của chính công ty. Đồng thời toát lên sự uy tín của cơ quan, tổ chức trong mắt khách hàng đối tác.
Tuy nhiên, việc thiết kế phòng họp đúng, chuẩn hiện đại như thế nào không phải đơn vị nào cũng làm được. Bài viết này, hội trường Vplace sẽ bật mí tới bạn 7 tiêu chuẩn thiết kế phòng họp sang trọng, tinh tế và mang lại hiệu suất cao.
Phòng họp là gì?
Phòng họp (Anh: Meeting room): là không gian đặc biệt quan trọng với bất kỳ đơn vị doanh nghiệp nào, của mọi cơ quan, tổ chức, phòng ban ….
Phòng họp cũng là nơi diễn ra những cuộc họp hành quan trọng: như lễ tổng kết, báo cáo, hội nghị, triển khai và lên kế hoạch. Đây là lúc có sự góp mặt tham gia của một bộ phận cơ quan, doanh nghiệp hay những người có vị trí, chức trách.
Vì sao cần thiết kế phòng họp chuẩn
Phòng hop là không gian để diễn ra những cuộc họp, tạo đàm, hội thảo, hội nghị của doanh nghiệp…Đây cũng là địa điểm dành để tổ chức và tiếp đón, ký kết hợp đồng và đối tác.
Vậy, có thể thấy, phòng họp giữ vị trí quan trong, diễn ra nhiều hoạt động quan trọng của doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là địa điểm có tính bảo mật cao những thông tin của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Thuê phòng họp chuẩn theo giờ có đắt không?
7 Tiêu chuẩn thiết kế phòng họp
1. Tiêu chuẩn về vị trí
Vị trí nằm trong top những tiêu chuẩn thiết kế phòng họp mà doanh nghiệp/ công ty không nên xem nhẹ. Việc đặt vị trí ở đâu sẽ ảnh hưởng lớn đến cảm xúc, cũng như khơi gợi nguồn cảm hứng cho nhân sự tham gia. Nhằm nâng cao hiệu quả làm việc giúp cuộc họp trở nên thành công hơn.
Khi bắt tay vào thiết kế phòng họp bạn cần bố trí phòng theo đúng tiêu chuẩn về không gian như: khoa học, phong thủy của phòng sao cho phù hợp nhất.
Nhiều ánh sáng tự nhiên, thoáng đãng: nên chọn phòng họp gần cửa ra vào, đặt gần văn phòng làm việc, có lối ra vào thuận tiện, rộng rãi cho việc đi lại giữa các phòng ban, chức năng.
Có không gian riêng, yên tĩnh: Để không bị ảnh hưởng tiếng ồn từ những phòng ban khác, và cuộc họp cũng không gây ảnh hưởng gì đến quá trình làm việc của các bộ phận. Do đó, trong quá trình thiết kế vị trí phòng họp, bạn nên tổ chức hoặc bố trí phòng họp ở tầng 3. Hay một tầng riêng có ít người qua lại để không gây ảnh hưởng đến xung quanh.
Cũng theo nhiều chuyên gia về phong thủy, vị trí thích hợp nhất đề đặt phòng họp là giữa hoặc cuối văn phòng.
Không đặt phòng họp quá cao hay quá thấp: Quãng đường di chuyên từ văn phòng đến phòng họp sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp của công ty. Vậy nên, bạn có thể đặt phòng họp tại vị trí trung tâm của tòa nhà. Đồng thời, việc này cũng giúp đối tác, khách hàng của bạn dễ dàng tìm kiếm được địa điểm.
2. Tiêu chuẩn về diện tích
Diện tích là yếu tố rất quan trọng trong việc thiết kế phòng họp. Tùy theo nhu cầu và số lượng thành viên, nhân sự trong cơ quan, doanh nghiệp để chọn diện tích phù hợp đạt tiêu chuẩn.
Đối với phòng họp nhỏ và vừa, về cơ bản phòng họp nhỏ sẽ có diện tích tối thiểu là 20m2, chứa khoảng 8-15 chỗ, phòng họp vừa có diện tích tối thiểu là 40m2 với sức chứa từ 15 đến 30 chỗ.
Với phòng họp lớn thông thường tối thiểu 200 chỗ, diện tích phòng họp/ người không nhỏ qua 0,8m2/người. Với phòng có quy mô lớn như vậy thì cũng cần đầu tư kỹ lưỡng hơn về các trang thiết bị, cơ sở vật chất để đảm bảo chất lượng của cuộc họp.
Cụ thể bảng diện tích dưới đây bạn có thể tham khảo:
| Mô hình phòng họp | Diện tích chuẩn |
Quy mô, sức chứa |
|
Phòng họp nhỏ |
Tối thiểu: 20m2 |
5-20 người |
|
Phòng họp vừa |
Tối thiểu: 40m2 |
20-50 người |
|
Phòng họp lớn |
Tối thiểu 0,8m2/ người |
50-200 người |
3. Tiêu chuẩn về nội thất phòng họp
Những nội thất như: bàn ghế, tủ đựng tài liệu, bảng viết,… cũng cần lựa chọn sao cho tinh tế, thể hiện sự sang trọng và lịch sự. Tất cả cần được đồng bộ về chất liệu, thống nhất về kiểu dáng, ghế có nệm bọc êm ái tạo sự thoải mái, dễ chịu cho người ngồi. Tùy vào số lượng nhân sự mà sắp xếp bàn ghế sao cho hợp lý, màu sắc của bàn ghế nên chọn màu nhã nhặn, gần gũi, hài hòa với không gian tổng thể thể hiện sự chuyên nghiệp.
Hãy đảm bảo rằng nội thất của bạn:
- Mang đến cảm giác thoải mái, dễ chịu, tăng hiệu quả cao cho cuộc họp
- Đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất
- Nội thất cần thể hiện được thương hiệu, bộ mặt uy tín trước mặt khách hàng và đối tác
- Đảm bảo đúng mục đích sử dụng, tính chất của cuộc họp
4. Tiêu chuẩn về bố trí thiết bị âm thanh, ánh sáng
Trong tiêu chuẩn thiết kế phòng họp thì hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng là yếu tố được chú trọng. Chúng giúp các cuộc họp được đảm bảo chất lượng truyền tải thông tin và hình ảnh.
Ngoài ra, việc lắp đặt và sắp xếp phù hợp sẽ đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách mời tham dự cuộc họp hay còn giúp cuộc họp đạt hiệu quả cao hơn.
Đối với những phòng họp cần sử dụng máy chiếu hoặc màn hình tivi lớn, hệ thống ánh sáng không cần quá nhiều đèn kĩ xảo nhưng vẫn phải đảm bảo đủ độ sáng tiêu chuẩn để các thành viên tham gia dễ dàng nắm bắt được thông tin.
Về âm thanh thì cần trang bị đầy đủ loa, micro chuyên dụng ở phòng họp lớn để có thể truyền tải âm thanh rõ ràng nhất đồng thời setup vị trí đặt loa phù hợp. Loa không cần âm lượng quá to nhưng khi phát ra phải đảm bảo truyền thanh tốt, âm thanh trong trẻo, không bị rè vang.
5. Tiêu chuẩn về cách âm
Ngoài những yếu tố về độ thẩm mỹ thì yêu cầu về tính cách âm của phòng họp cũng là yếu tố không thể bỏ qua. Bởi vì trong những cuộc họp cần không gian yên tĩnh, đảm bảo tính bảo mật, và hạn chế tối đa những tiếng trao đổi của mọi người bị dội âm gây nhiễu âm thanh khó nắm bắt được thông tin chính xác.
Có nhiều cách để cách âm phòng họp, như lắp đặt các vật liệu chống ồn như: cao su non, trần thạch cao, xốp cách âm,…
6. Trang trí phòng họp bằng hoa và cây xanh
Một vài chậu cây xanh đặt ở góc phòng hoặc gần cửa ra vào và một lẵng hoa tươi đặt giữa bàn sẽ tạo thêm điểm nhấn, làm giảm không khi căng thẳng của cuộc họp. Những lọ hoa và chậu cây luôn là một trong những sự lựa chọn hàng đầu trong việc trang trí nội thất văn phòng.
Rèm cửa ngoài những tác dụng là cách âm, chống nắng thì đây cũng là một vật dụng góp phần trang trí cho phòng họp của bạn trở nên tinh tế, nhã nhặn và sang trọng hơn. Lưu ý là chọn rèm có màu sắc tương đồng với màu sơn tường, đối với những tường gam màu tối lạnh thì bạn nên chọn rèm màu nhạt và sáng hơn tường 1-2 tone.
7. Tiêu chuẩn theo phong thủy
Yếu tố phong thủy vẫn là yếu tố được chú ý khi thiết kế phòng họp. Nên chọn đồ nội thất có hình dáng tròn, oval, đường cong, có ý nghĩa may mắn, tài lộc, tăng sự tương tác giữa mọi người, gợi những ý tưởng sáng tạo. Ngoài ra, việc bày những cây cảnh phong thủy như cây kim tiền, sen đá, cây phú quý, ngọc bích… giúp đem lại vượng khí cho công ty, thanh lọc không khí mà không cần mất nhiều thời chăm sóc.
Thuê phòng họp tại Vplace
Mặc dù việc đầu tư thiết kế phòng họp theo tiêu chuẩn đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng đáp ứng được nhu cầu này. Vì vậy, nhu cầu thuê phòng họp ngoài cũng dần gia tăng.
Thấu hiểu được nhu cầu này hội trường Vplace cung cấp đến các doanh nghiệp dịch vụ cho thuê phòng họp theo giờ. Nhằm mang đến cho khách hàng những giây phút họp hành thỏa mãn, nhiều ý tưởng.
Là đơn vị với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê phòng họp, hội trường Vplace mang đến nhiều không gian khác nhau. Và không ngừng cung cấp đa dạng dịch vụ cho khách hàng.
Dịch vụ cho thuê phòng họp tại Vplace từ chất lượng bình dẫn đến cao cấp để đáp ứng đầy đủ nhu cầu. Các trang thiết bị trong phòng bao gồm đầy đủ: máy chiếu, màn chiếu, tivi, wifi, điều hòa, bảng, bút. Ngoài ra, Vplace còn cung cấp đa dạng nhiều dịch vụ như: Teabreak, in ấn backdrop – standee, thuê MC,…khi khách hàng mong muốn.
Một không gian phòng họp có tính thẩm mỹ cao, sang trọng, lịch sự sẽ góp phần làm nên thành công cho buổi họp và sự phát triển của công ty. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn trang bị được nhiều kiến thức. Nếu bạn đang có nhu cầu thuê phòng họp thì đừng quên liên hệ ngay tới hội trường Vplace để được tư vấn trực tiếp nhé. Hoặc liên hệ tới: 0981.808.029 – 024.35574.077