Tổ chức Workshop online – Xu hướng tương lai tiết kiệm chi phí

Hiện nay, tình hình dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến bất thường, mọi người được khuyến cáo không nên tụ tập chỗ đông người, điều đó khiến cho việc tổ chức một buổi Workshop chia sẻ kiến thức hay quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty/ thương hiệu trở nên khó khả thi. Một giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này đó là hình thức tổ chức Workshop tối tân ra đời, khởi nguồn cho xu thế  – Tổ chức Workshop online

Các hình thức Workshop online

Workshop online hướng dẫn, thủ thuật

Nếu như doanh nghiệp, thương hiệu đang sở hữu một sản phẩm hoặc dịch vụ cần thông tin chi tiết hơn tới khách hàng? Vậy thì các sự kiện trực tuyến với chủ đề hướng dẫn, Q&A, thủ thuật sẽ là một lựa chọn hợp lí. Loại workshop này thường được sử dụng để ra mắt một sản phẩm mới, trả lời câu hỏi thường gặp hoặc tiết lộ các cách sử dụng và tối ưu sản phẩm.

Workshop online đào tạo và các khoá học

Các workshop trên website (webinar), workshop và các khoá học trực tuyến là các hình thức sự kiện dành cho các chủ đề phức tạp hơn. Hình thức này có thể cung cấp các kiến thức chuyên sâu về một chủ đề cụ thể, hoặc một bộ kỹ năng, công cụ làm việc hoặc hơn thế nữa.

Workshop online Hỏi đáp, phỏng vấn và các show diễn

Hãy ‘tận dụng’ các chuyên gia nội bộ của bạn để chia sẻ kiến thức theo dạng hỏi đáp trực tiếp. Tổ chức một workshop theo dạng “Hỏi tôi bất cứ điều gì” (AMA) trên các nền tảng mạng xã hội để thu hút tương tác trực tiếp với công chúng. Hoặc để hấp dẫn hơn, hãy cân nhắc tới việc mời các diễn giả nổi tiếng hoặc nghệ sĩ để tham gia nói chuyện và biểu diễn trong workshop của bạn.

Chọn nền tảng tổ chức workshop online

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nền tảng hội họp trực tuyến bao gồm cả các nền tảng miễn phí và có trả phí.

Tuỳ vào nội dung và cách thức diễn giả trình bày trong hội thảo, một số tính năng cần xem xét khi chọn phần mềm hay nền tảng tổ chức workshop online là:

• Số lượng người có thể tham gia;
• Khả năng thay đổi speaker dễ dàng;
• Tính năng đặt câu hỏi cho người tham gia;
• Chức năng chia sẻ màn hình;
• Chức năng chia sẻ Slide;
• Chức năng ghi âm/ ghi hình cuộc họp;
• Tạo poll để tham khảo ý kiến;
• Tắt bật mic hay camera của người tham gia,
• Khả năng bảo mật;
• Trải nghiệm của người dùng;
• Chi phí.

Bạn chỉ cần tìm một lựa chọn phù hợp với nhu cầu trong số các lựa chọn trên thị trường.

1. Zoom Cloud Meeting

Hàng TOP xếp  đầu tiên phải được kể đến ngay đó chính là Zoom Cloud Meeting – ứng dụng với hơn 170.000 tổ chức đã và đang sử dụng. Zoom Cloud Meeting thực sự là một ứng dụng lý tưởng cho những người hay đi công tác hoặc thường xuyên di chuyển. Zoom có cả bản miễn phí và trả phí. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp đều hướng tới sử dụng bản trả phí vì có thêm nhiều tính năng ưu việt hơn bản miễn phí và chi phí cũng rất thấp.

a. Ưu điểm của Zoom

• Chất lượng cuộc gọi ổn định, chia sẻ màn hình với độ nét cao
• Hỗ trợ đa nền tảng, thiết bị sử dụng
• Có thể lưu trữ và tìm kiếm lại những cuộc họp, thông tin quan trọng
• Thao tác và cài đặt dễ dàng với sự hỗ trợ từ South Telecom cùng chi phí cực kỳ hợp lý

b. Nhược điểm của Zoom

Một số ý kiến cho rằng sử dụng Zoom Cloud Meeting có thể gặp vấn đề về bộ đệm nếu nó được sử dụng với hệ điều hành cũ hơn.

2. Skype

Đứng trong hàng TOP không thể không thiếu cái tên cũng khá quen thuộc tại Việt Nam – Skype.

Đây cũng là một ứng dụng phổ biến trên toàn thế giới, được ra đời và phát triển từ năm 2003. Với bản miễn phí của Skype chúng ta chỉ được sử dụng tối đa các cuộc gọi truyền hình là 100h/ tháng, 10h/ngày và 4h/ ngày. Tuy nhiên phiên bản này chỉ phù hợp với cá nhân hoặc các nhóm nhỏ. Nếu muốn nâng cấp lên mức hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp, chúng ta cần sử dụng phiên bản skype for business trả phí.

a. Ưu điểm của Skype for business

• Có thể dễ dàng tích hợp với các chương trình Microsoft Office
• Bảo mật chặt chẽ, quy mô họp có thể lên đến 250 người

b. Nhược điểm của Skype for business

• Chất lượng hình ảnh không khác biệt gì so với những ứng dụng khác. Về chất lượng cuộc gọi Skype sử dụng bộ codec SILK do skype tự phát triển. Hình ảnh sử dụng chuẩn mã hóa mở VP8 do google phát triển và H.264.
• Dù đã là bản Business nhưng doanh nghiệp vẫn cần phải nâng cấp một số phần để có một chất lượng họp ổn định.

3. Google Hangout Meet

Google Hangout không còn quá xa lạ với những người dùng gmail vì nó là tính năng và sản phẩm đi kèm của Google. Để có thể sử dụng được Google Hangout thì người dùng chỉ cần có tài gmail là có thể sử dụng được.
Google Hangout vốn có nhiều hạn chế như chạy trên trình duyệt PC kém hay chỉ có thể kết nối tối đa 5 người cho chất lượng cuộc gọi. Do đó, Google phát triển thêm công cụ Google Hangouts Meet để đáp ứng nhu cầu cho doanh nghiệp.

a. Ưu điểm của Google Hangout Meet

• Phục vụ được cho nhiều người họp một lúc.
• Chất lượng đường dây được duy trì và không có tình trạng gián đoạn.
• Nằm trong nền tảng G-suite nên dễ dàng sử dụng dữ liệu từ ứng dụng khác.
• Dễ dàng lên kế hoạch cho các cuộc họp và thiết lập thông tin sự kiện theo yêu cầu

b. Nhược điểm của Google Hangout Meet

• Các thiết bị phần cứng cần tuân theo các tiêu chuẩn SIP và H.323.
• Google Hangout tại Việt Nam chưa được biết đến nhiều và chưa có nhiều công cụ hay đội ngũ hỗ trợ tích hợp sản phẩm này với doanh nghiệp.

4. Lifesize

Lifesize là một hãng công nghệ có xuất xứ từ Mỹ, có nhiệm vụ chuyên cung cấp đến cho doanh nghiệp các giải pháp thiết bị nhằm phục vụ nhu cầu họp trực tuyến từ xa của các cá nhân hay doanh nghiệp giúp gia tăng sự kết nối, truyền đạt thông tin và khả năng tương tác, trao đổi giữa các cá nhân trong cuộc họp bằng các thiết bị chân thực và sinh động nhất.

a. Ưu điểm của Lifesize

• Có đầy đủ thiết bị phần cứng trong gói sản phẩm
• Hình ảnh sắc nét rõ ràng, cùng với ấm thanh trung thực, chân thực mang đến chất lượng cuộc họp tối ưu nhất.
• Lifesize cũng giúp tích hợp được đầy đủ những tính năng như: Chia sẻ dữ liệu cùng một lúc, lưu trữ dữ liệu dễ dàng.

b. Nhược điểm của Lifesize

• Chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống khá cao
• Không có bản dùng thử miễn phí giới hạn tính năng. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần phải đăng ký và trả tiền trước khi muốn sử dụng.

5. Gotomeeting

GoToMeeting là dịch vụ hội nghị truyền hình qua web độc lập được cung cấp bởi LogMeIn. Sản phẩm có thể sử dụng được trên nhiều nền tảng

a. Ưu điểm của Gotomeeting

• Người dùng có thể tổ chức các cuộc họp lên đến 1000 người tham dự
• Có thể dễ dàng ghi lại và chia sẻ cuộc họp sau
• Dễ dàng chia sẻ tài liệu trong thời gian thực

b. Nhược điểm của gotomeeting

• Người dùng cần có kết nối internet nhanh và không có lỗi để nền tảng hoạt động.

Truyền thông cho workshop online

Có lẽ đây là khâu quan trọng nhất, Đối với các workshop thông thường, người ta sẽ thuê một công ty chuyên quảng bá và bán vé cho workshop. Vậy khi tổ chức trực tuyến thì sao? Thuê cũng được nhưng tự thực hiện cũng không hề khó.

Thiết lập một trang chuyên để quảng bá và bán vé là một cách. Cách này còn cho phép người tổ chức là bạn, có thể quản lý chương trình workshop của mình. Các bước cụ thể:

• Tạo một landing page giới thiệu chủ đề, diễn giả các thông tin liên quan để mọi người biết và đăng ký tham dự sự kiện.
• Tạo banner hoặc hiển thị một quảng cáo trên trang chủ website để giúp khách truy cập biết về workshop sắp tới.
• Sử dụng các trang truyền thông xã hội như Facebook, Twitter và Instagram để truyền bá. Tạo một hashtag  cho sự kiện.
• Gửi email nhắc nhở đếm ngược thời gian trước workshop. 45% các nhà tiếp thị nói rằng email là công cụ hiệu quả nhất trong việc thúc đẩy người dùng đăng ký.

Gửi thư mời (với workshop private), tạo landing page để đăng ký hoặc bán vé (với workshop public).

Hãy làm truyền thông thật sớm tới đối tượng tham dự thông qua email marketing, facebook ads, báo chí, KOLs (người có tầm ảnh hưởng)… để có hiệu quả tối đa. Một mẹo để tạo tâm lý thoải mái cho người tham dự, hãy cho họ đủ thời gian để sắp xếp lịch trình (tốt nhất là trước hai tuần) và cho họ đủ thông tin cần thiết.

Sau khi workshop kết thúc

Sau workshop, người tham dự thường có quà. Hãy chuẩn bị thứ gì đó như là voucher giảm giá hay ebook tặng cho những người tham dự như một món quà vì họ đã tham dự. Bạn cũng nên liên hệ lại với những người tham dự để biết họ có nhận được câu trả lời thoả đáng khi tham dự workshop không. Đối với những người đã đăng ký mà không thể tham dự, hãy gửi cho họ thông tin tóm tắt.

Sau cùng, bạn cần phải biết được mọi người tham gia workshop trong bao lâu, có tương tác hay không để  xác định xem workshop có ích hay không. Các báo cáo thống kê và file lấy ý kiến sau khi tham gia workshop rất quan trọng cho việc đánh giá kết quả workshop.